Sikkerhet og videokonferanser

Bilde: Zoom

I dag begynte dagen med en melding fra en næringslivsleder som var bekymret for sikkerheten rundt Zoom, den videokonferanseplattformen som mange bedrifter (og universiteter) har landet på. Årsaken var en artikkel i Dagens Næringsliv (bak betalingsvegg), som igjen bygger på flere artikler fra utlandet, som dels handler om funksjonalitet som er dokumentert fra Zoom, eller om sikkerhetshull som er fikset forlengst.

Så er det grunn til å være bekymret for Zoom eller Whereby eller Teams eller Hangouts eller alle de andre plattformene?

Mitt svar er nei – i alle fall ikke for de sikkerhetshullene som diskuteres her, og for vanlige brukere (og det inkluderer folk i de fleste bedrifter i Norge.)

Det er helt riktig at videokonferanse introduserer endel sikkerhets- og personvernproblemer, men hvis vi ser litt realistisk på det, sitter det største problemet ikke i teknologien, men mellom kontorstolen og tastaturet. (Noe vi datanerder referer til om PEBKAC – Problem Exists Between Keyboard and Computer Chair.)

Når en naken mann sniker seg inn i en grunnskoleklasse via Whereby skyldes ikke det problemer med teknologien, men at læreren ikke har slått på den funksjonen som gjør at man må «banke på» og be om lov til å komme inn.

Når hvem som helst kan ta opptak (og få dialogen automatisk transkribert) fra Zoom skyldes det at den som er vert ikke har slått av opptaksfunksjonen. For øvrig kan alle ta opp en videokonferanse med lydopptaker eller for den saks skyld en mobiltelefon, uten at noe sikkerhetssystem i verden kan gjøre noe med det.

Og når sjefen kan monitorere at folk ikke bruker annen software mens de sitter i møte (en funksjon som kan være helt legitim i et klasserom, den tilsvarer at læreren ser utover klassen for å se om folk følger med), så er heller ikke dette systemets skyld, men sjefen, som tydeligvis holder så irrelevante møter at folk ikke gidder følge med. Jeg vil tro at de fleste sjefer hverken har tid til eller interesse av å aktivere denne funksjonen – for hvis du trenger teknologi for å tvinge folk til å være våkne, har du et problem der teknologi ikke hjelper stort.

Og risikoen med et nytt verktøy må aldri måles opp mot det perfekte, men mot hva alternativet er om man ikke har verktøyet. Akkurat nå er videokonferanse det letteste og beste verktøyet for mange, og da får vi bruke det. Men vi må faktisk ta bryderiet med å lære oss hvordan det virker. Det hjelper ikke med all verdens sikkerhetssystemer hvis folk skriver passordet på en lapp og taper den under tastaturet.

Så derfor – før du tar verktøyet i bruk – ta en tur innom oppsettsiden, velg hvordan du vil ha møtet, og tenk gjennom hva du skal gjøre slik at du får det du ønsker ut av møtet.

Hvis ikke, avlys hele greia og send en epost i stedet.

Om hvordan håndtere en krise

Oppdatering 31. mars: Opptak fra denne forelesningen er lagt ut gratis.

Jeg har nettopp sittet i halvannen time og hørt på et seminar fra Harvard Business School, der man har diskutert krisehåndtering. Jeg syntes seminaret var interessant og nyttig – det er vanskelig å komme med konkrete råd i en situasjon som nå, men foreleserne kom med interessante innspill og en prosess som fungerer. Publikum for denne sesjonen er bedrifts- og andre ledere som står overfor en situasjon der de må respondere på vegne av sin organisasjon. Her er en kort oppsummering:

  1. Denne krisen er annerledes enn mange andre fordi den treffer alle på en gang (så man kan i liten grad se «utenfor» organisasjonen for ledetråder for hva man skal gjøre (ei heller kan man se til historien, i hvert fall ikke for praktiske råd.).
  2. Denne krisen er også annerledes fordi tidsrammen er ukjent – den er ikke som et jordskjelv, som går over og så er man i en vanskelig, men i alle fall mer kjent situasjon.
  3. Denne krisen vil, som mange andre kriser, ha mål som står i konflikt med hverandre – som for eksempel å få forretningen til å overleve versus å holde medarbeiderne trygge.
  4. Som leder vil man også være i en situasjon der personlige bekymringer (som at man er redd for sårbare slektninger, for eksempel) kommer samtidig som en bekymringsfull beslutningssituasjon. I slike situasjoner har man mindre energi og tar dårligere beslutninger.
  5. Det er viktig å beholde roen og forsøke å konsentrere seg om å forstå situasjonen, ikke gå for raske og enkle løsninger (de fleste av dem, og de vil komme opp, er feil).
  6. I stedet er det viktig å etablere en mekanisme for å ta beslutninger, og en prosess.

Mekanismen er et kriseteam, som bør

  • bestå av folk med et bredt spekter av bakgrunner, kunnskaper og erfaringer (gitt at situasjonen er komplisert)
  • være fasilitert av noen som ikke selv er hovedbeslutningstaker (så sjefen får litt mer tid til å tenke)
  • møtes ofte
  • være et senter for kommunikasjon – og den kommunikasjonen må være ærlig og basert på alt du vet (falske håp er mye verre enn realisme)
  • trekke på krefter fra hele organisasjonen

Prosessen teamet bør følge, er basert på en militær prosess kalt «the OODA loop» – observe, orient, decide, act – som ble utviklet for jagerflypiloter, men som har dannet grunnlag for mange beslutningsprosesser. Hovedpoenget er at man skal ta beslutninger raskt og basert på situasjonen slik den er på beslutningstidspunktet, men at man skal gå gjennom denne prosessen raskt, hele tiden med en forståelse av at alle beslutninger er midlertidige og å betrakte som eksperimenter. Hensikten med dette er at man vinner en viss form for kontroll ved å være raskere enn omgivelsene til å beslutte slik. Som jagerflypilot vil du at omgivelsene skal reagere på dine beslutninger heller enn at du venter på at de skal beslutte noe.

Jeg er ikke sikker på at omgivelsene i denne situasjonen vil reagere på noe jeg eller de organisasjonene jeg har å gjøre med gjør, men jeg tror denne tilnærmingen – og at man stoler på prosessen – kanskje er den mest konkrete måten å nærme seg en vanskelig og gjentatt beslutningsprosess på.

Så herved delt – og jeg skal oppdatere dette etterhvert som jeg lærer mer…

En video om teknologiutvikling – og hva jeg lærte av å lage den

Forrige torsdag skulle jeg forelese på IFI, men den forelesningen er utsatt og (naturligvis) flyttet til nettet. Jeg tenkte først jeg skulle gjøre den som en videokonferanse, men så fant jeg ut av jeg kunne jo lage en video studentene kunne se på forhånd, og så ta diskusjonen i et forum som tillater interaksjon begge veier. Det å lage video er endel arbeid, men den kan brukes i mange sammenhenger (noe som er grunnen til at jeg laget den på engelsk. Her er resultatet:

Til mine foreleserkolleger: Det faglige innholdet her er antakelig ikke så interessant for de fleste, men det er noen tips og erfaringer i de første to minuttene og de siste fem.

For andre, her er en innholdsfortegnelse med omtrentlige tider:

  • 0:00 – 2:00 Intro, some details about recording the video etc.
  • 2:00 – 27:30 Why technology evolution is important, and an overview of technology innovation/evolution processes
    • 6:00 – 9:45 Standard engineering
    • 9:45 – 12:50 Invention
    • 12:50 – 15:50 Structural deepening
    • 15:50 – 17:00  Emerging (general) technology
      • 17:00 – 19:45 Substitution
      • 19:45 – 25:00 Expansion, including dominant design
      • 25:00 – 27:30 Structuration
  • 27:30 – 31:30 Architectural innovation (technology phases)
  • 31:30 –  31:45 BREAK! (Stop the video and get some coffee…)
  • 31:45 – 49:40 Disruption
    • 31:45 – 38:05 Introduction and theory
    • 38:05 – 44:00 Excavator example
    • 44:00 – 46:00 Hairdresser example
    • 47:00 – 47:35 Characteristics of disruptive innovations
    • 47:35 – 49:40 Defensive strategies
  • 49:40 – 53:00 Things take time – production and teaching…
  • 53:00 – 54:30 Fun stuff

Dette er ikke første gangen jeg har laget videoer, men det er første gangen jeg har laget en såpass lang video selv, og med en fremtidig forelesning som hensikt. Noen refleksjoner:

  • Dette er en forelesning jeg har holdt mange ganger, så det tok meg ikke lang tid å lage innholdet – for det meste handlet det om å ta vekk ting. Normalt ville den første delen ha tatt 2-3 timer, den siste det samme (men ville inkludert et case i tillegg.) Presentasjonsformatet er mye strammere og jeg må utelate mye som ikke går direkte til budskapet (og jeg er glad i å fortelle historier). Det er en begrensning som jeg vil synes er vanskelig i fremtiden, hvis dette blir vanlig.
  • Jeg sier mye feil, glemmer å si ting, hopper over ting jeg ikke burde hoppet over. Det er irriterende å se i etterkant, men jeg gjør det i vanlige forelesninger også (det er bare at jeg ikke husker det etterpå.) Men dette er et opptak av en forelesning (riktignok ved kjøkkenbordet hjemme), ikke en dokumentar – skulle jeg laget noe mer profesjonelt, måtte jeg ha utviklet et storyboard og filmet alt som korte snutter, kanskje med lyden lagt på separat. Jeg ønsket å gjøre dette fort, og da kan man ikke henge seg opp i alle detaljer.
  • Når det er sagt – dette tar tid. Videoen er omtrent 55 minutter lang. Opptaket tok omtrent to timer (inkludert fikling og endel avbrytelser). Å redigere de første 30 minuttene tok to timer, resten (av den rene forelesningen) tok halvannen. Så ble jeg ambisiøs, begynte å ta vekk alt som var av kremting og pauser, flytte på rekkefølgen på noen punkter, legge på tekst og annet, inkludert alle klippene på slutten. Det tok antakelig omtrent fem timer til. På den annen side – jeg begynner å få Camtasia i fingrene, og dette er jo en læreprosess for meg også.
  • Å bruke en iPad til å tegne og styre presentasjonen var å overkomplisere ting litt for mye – jeg kunne like gjerne brukt tastaturet, eventuelt tegnet med en mus. Apples SideCar (forbindelse til iPad’en) er fortsatt litt for fersk software som tok endel oppmerksomhet og systemressurser.
  • Å ha datteren min som publikum var hyggelig og gjorde det hele mer levende, men det er begrenset hvor lenge hun orker det. Å tape et bilde av henne eller et annet familiemedlem til kameraet vil antakelig fungere i det lange løp.
  • Når du bruker en smarttelefon til å filme, sett den i flymodus så du ikke blir avbrutt. Det finnes visst apper der ute som lar deg koble iPhone som et kamera direkte, men jeg har ikke testet dem.
  • Lyden ble tatt opp av to mikrofoner – iPhone og en Røde trådløs mikrofon. Jeg syntes lyden ble “fetere” hvis jeg brukte begge lydsporene, så da gjorde jeg det, men dette gir større filer og noe mer kompleksitet når man redigerer i Camtasia (som også får litt synkroniseringsproblemer i blant og forskyver lydbildet.) To mikrofoner gir også «publikum» en sjanse til å være med.
  • En fin ting med video er at du kan fikse feil. Du kan ta vekk ting, legge tekst på skjermen for å rette på ting du sier feil (som årstallet på en Chrysler Airflow), og rette på foiler.Men dette tar tid, og man bør har et bevisst forhold til bytteforholdet kvalitet og tidsbruk – mistenker at grensenytten er sterkt fallende på et tidligere tidspunkt enn man selv tror.

Min eminente kollega Ragnvald Sannes påpekte i en telefonsamtale i morges at dette har konsekvenser for hvordan vi organiserer og belønner forelesning. Vi kommer til å bruke mye mer tid på å lage innhold og mye mindre tid på å stå og gjenta det. Det betyr at vi ikke lenger kan betale folk ut fra undervisningstimer – eller i det minste at vi redefinerer hva begrepet betyr.

Å flytte kurset ditt til video: Fem ting å ta med seg

Nok en video (den første finner du her). Denne gangen handler det om de tingene du må tenke på og planlegge for at overgangen skal bli så enkel som mulig for deg – og opplevelsen så god som mulig for studentene.

Fra teksten på Youtube:

Mange forelesere må nå flytte kursene sine over i en digital verden, og bekymrer seg for hvordan dette skal gå. Det å undervise over nett er annerledes enn i et klasserom, men ikke så annerledes at det er grunn til å få panikk: Det viktigste er fortsatt at man kan de tingene man underviser og bryr seg om hvorvidt de i den andre enden lærer seg det.

Noen ting er imidlertid annerledes, og her er fem tips som du bør tenke på når du skal flytte kurset ditt over til nett:

1. Snakke til en student, ikke mange.
2. Struktur, struktur, struktur: Å planlegge stegene i undervisningen blir mye viktigere enn i et klasserom.
3. Interaksjon er viktig, men må planlegges.
4. Ikke gjør dette alene første gange – ta med deg en kollega som bisitter og assistent.
5. Bruk opptaket som et verktøy til forbedring.

Lykke til – dette kommer til å gå bra!

Fem tips for bedre videoforelesninger

I disse Corona-tider er det mange som må gjøre videokonferanser og særlig videoforelesninger for første gang. Her er noen enkle tips om ting du må gjøre før du setter i gang, ikke noe teknisk men ting du må tenke på for at det skal bli nogenlunde brukbart. (Og ja, denne videoen er laget fort. Men budskapet er viktig.)

Her er en kort oppsummering:

1. Lyd er viktigere enn bilde – finn den beste mikrofonen og bli kvitt bakgrunnsstøy.
2. Se inn i kamera, ikke på bildet av deltakerne.
3. Ikke gjør opplagte bommerter med bakgrunn, lys, eller hva du har på deg.
4. Vær livlig og kommunikativ. Mediet konsumerer energi, og du må kompensere.
5. Lær deg verktøyet skikkelig.

Ragnvald får innovasjonspris!

Image may contain: 1 person, standing, shoes and suit

Og her er en hyggelig nyhet som fortjener å spres godt utenfor BI: Ragnvald fikk i forrige uke BIs pris for innovasjon i pedagogikk!

Her er nominasjonsteksten, underskrevet av en haug av hans kolleger fra både faculty og administrasjon:

Awards of this kind tend to go to people who pursue one particular innovation (using a particular technology in the classroom, for instance) in a way that is easy to explain and visualise. Ragnvald Sannes has persistently done innovation in teaching and course development for his whole career at BI:

  • He was the first to use web technology in the classroom, in 1995, setting up course pages and interacting with students over email and FAQs, in the process inspiring other faculty to start their own initiatives.
  • He has created a model for process-based EMM courses, where the students form groups through an innovation market, getting coaching through real-world projects that deliver real business value. The main redesign for this was with the course Strategisk Forretningsutvikling og Innovasjon 14 years ago, and the course has since then been oversubscribed. Out of the student projects have come new companies, major reorganisations and technology innovations. The approach has been copied for other courses, such as Analytics for Strategic Management, with business results conservatively estimated to more than NOK 100m.
  • He has built up a collaborative relationship with a number of technology companies in Norway, resulting in many initiatives that benefit students, such as competitions, excursions to companies in Norway and abroad.
  • He has consistently experimented with and developed technologies for use in the classroom and in courses – for instance, he spearheaded the use of webinars as a supplement to and replacement for lectures in EMM courses, as a way of delivering content to students. This included getting and testing technology which has become the standard at BI, long before the organisation started doing this in any systematic manner.
  • He has developed a number of courses (and now a bachelor program) aiming at teaching students not only about technology, but helping them implement it in context. For instance, his course Den digitale endringsagenten have students implementing chatbots and RPA (robotic process automation) while in the course, not just making the course relevant to the students but making them eminently employable as well.
  • He has patiently and persistently been a faculty representative and expert on committees and projects associated with the use of technology in the classroom since he started at BI 25 years ago – the latest being the initiative with Skills Norway to develop flexible solutions for executive education within digital competencies.

The pedagogical innovation BI needs is not showy use of single technologies, but relentless evolution of teaching, content and technology over long periods of time. Ragnvald exemplifies how this should be done – hence, he deserves this award.

Om forvirringsmatriser og lederansvar

I en datadrevet bedrift tar ikke lenger ledere beslutninger om hva som skal gjøres – det gjør modellene. Så hva står igjen for lederen å beslutte? Ny kommentar på Digi.no. Også gjengitt i BI Business Review.

(Og jeg synes det er på tide at vi får uttrykket forvirringsmatrise inn i norsk språk.)

(Lyst til å diskutere digitalisering med Ragnvald Sannes, Berit Svendsen og meg? Bli med til Frankrike i oktober!) Kort frist!

Som vanlig med lydfil. I denne lydfilen henviser jeg til to figurer og forsøker å beskrive dem – ta en titt på Digi eller se herunder hvis dette er uklart (og det er det…)