Foredrag i virusets tid

Det er mulig å holde skikkelige foredrag og konferanser over video, men det krever mye forberedelse, spisset problemstilling, og disiplin og struktur både fra konferansier, foredragsholder(e) og deltakerne.

Denne uken holdt jeg et foredrag (over video) for Utenrikstjenesten, som er medlem av Partnerforum og bruker foredragsholdere til sine «fagprater» en gang i mellom. Jeg liker ikke å holde foredrag der jeg snakker til publikum og bare det, men vil ha diskusjon og spørsmål og interaksjon, helst mellom deltakerne. Hvordan få til det med knapp tid og med et publikum som ikke kjenner meg?

Jeg valgte å gjøre tre ting: Spisse problemstillingen, lage en video med selve foredraget, og legge mye struktur på diskusjonen.

Spisset problemstilling
I stedet for å holde et foredrag om «Hva er disruptive innovasjoner» eller lignende, diskuterte jeg med oppdragsgiver og endte opp med «Den digitaliserte utenrikstjenesten – disrupsjon eller tradisjon?». Jeg regnet med at dette ville trekke mer folk enn et mer tradisjonelt foredrag, og det var oppdragsgiver (entusiastisk) enig i.

Video om problemstillingen
Disrupsjon er et begrep som kommer fra forretningslivet og som er nokså upresist for mange, så det kreves en utdyping av begrepet før man kan diskutere det innenfor sin egen situasjon. Etter min mening kan en videokonferanse brukes enten til diskusjon eller til presentasjon – begge deler er vanskelig, så derfor derfor laget jeg denne 23 minutters videoen som introduserer disrupsjonsbegrepet og delvis setter det inn i Utenrikstjenestens sammenheng.

Videoen er nokså personlig – jeg bruker tid på å kjøre motorsykkel og snakke om meg selv. Hensikten med dette er å etablere en relasjon med publikum og gi folk anledning til å huske den – det kommer til å bli mange videoer og mange foredrag for folk fremover, og jeg har lang erfaring for at «han med tversoveren» er en grei referanse – så dette er «den videoen med varemopeden foran UD.» Denne videoen signaliserer nokså klart at det er diskusjon som skal foregå på møtet, så folk er forberedt på det når de kommer.

Strukturert møtegjennomføring
Jeg valgte å kjøre et svært strukturert opplegg gjennom møtet. Møtet varte i 90 minutter med ca. 30 deltakere over Zoom (Utenrikstjenesten kan ikke selv kjøre Zoom, men kan delta på møter med produktet, så vi kjørte på min lisens). Jeg førsøkte å kjøre mesteparten i Gallery View, og ba deltakerne om det samme ved å ha et skjermbilde med noen instruksjoner ved oppstart.

Som synes var det endel deltakere som ikke slo på videokameraet, delvis fordi de satt med dårlig forbindelse rundt omkring i verden. (Det var etpar deltakere som ikke klarte å komme seg på av tekniske årsaker, men jeg tok opp seminaret lokalt og sendte ut en redigert versjon etterpå.)

Strukturen var slik:

  • Oppstart (tar alltid litt tid å starte et videomøte), kort intro fra oppdragsgiver, kort repetisjon av to foiler fra videoen. Jeg valgte å gjøre dette fordi man aldri kan være sikker på at folk faktisk har fått tid til å se videoen, litt usikker på om det var nødvendig her – det virket som folk hadde både sett og tenkt gjennom videoen. (Sånn sett hadde det vært greit å kunne tracke hvem som har sett, og derfor vurderer jeg nå å flytte hele greia over i Kajabi.) Dette genererte noen spørsmål om bruk av begrepet i Utenrikstjenestens sammenheng (de skal jo ikke selge noe for penger).
  • En kort spørreundersøkelse «Er den tradisjonelle utenrikstjenesten i fare for å blir «utkonkurrert» av digitale kommunikasjons- og informasjonskanaler?») der resultatet ble delt – det var svært forskjellige oppfatninger i forsamlingen, noe som jo borget for god diskusjon.
  • Deretter sendte jeg deltakerne ut i «breakout rooms» der de kunne diskutere seg imellom. Dette er folk som kjenner hverandre og har erfaring med videokonferanse, så jeg regnet med at de kunne håndtere 6 personer per rom ganske bra. Jeg la ganske strenge føringer på hva de skulle snakke om: Gi en person ansvar for å notere, uansett hva dere mener må dere grunngi hvorfor, absolutt 15 minutters grense, klipp svarene inn i chat’en når dere er tilbake i plenum. Jeg rådet dem også til ikke å diskutere spørsmålet direkte, men fokusere på om de kunne se tegn til disrupsjon: Kundesett de ikke bryr seg om, konkurrerende tjenester de oppfatter som dårligere og som de ikke kan eller vil opprette selv, for eksempel.
  • Når folk kom tilbake klippet de inn notatene (svært bra notater, forresten) til Chat’en. Jeg tok utgangspunkt i noen av dem (det tok litt tid før alle dukket opp, trolig forsinkelser i Zoom), ba folk fra gruppen utdype det, og kommenterte selv.
  • Etterhvert gikk jeg videre til neste punkt: Kort om hva som danner kultur i en organisasjon, deretter en poll om hvilken av de fire faktorene som vil være mest vanskelig å endre, deretter diskusjon i grupper og plenum igjen.
  • Ettter plenumsdiskusjonen kjørte jeg en poll til om hvordan møtet hadde vært, med spørsmål om emnet og formatet. Resultatet var svært positivt for begge deler, særlig formatet, der én svarte middels og de fleste «Topp!» Jeg tilskriver dette muligheten for diskusjon og involvering. Jeg gikk ikke inn og fulgte diskusjonen i breakout’ene (det er teknisk mulig) fordi jeg ikke kjenner deltakerne (for studentgrupper jeg har et forhold til har jeg ikke slike skrupler.)

Etter at møtet var over, tok jeg opptaket (av en eller annen grunn fungerte ikke Zoom’s opptaksfunksjon, antakelig fingertrøbbel fra min side, men jeg tok det også opp fra min egen skjerm), redigerte det, og sendte det til oppdragsgiver.

Erfaringer og konklusjoner
Jeg vet jo ikke i detalj hvordan dette fungerte for deltakerne, selv om tilbakemeldingene under og etter seminaret var gode. I ettertid skulle jeg ønsket at jeg hadde brukt litt mindre tid innledningsvis (gikk litt tid med til å forklare verktøyet – disse folkene kan videokonferanse, men ikke med Zoom.) Skulle ønsket litt mer tid til diskusjon mellom breakout’ene, og at jeg hadde snakket mindre selv (ikke noe nytt der). Videokonferanser tar mer tid enn vanlige møter, og man må være mye mer eksplisitt på hva man ønsker å få ut av et element.), men jeg tror temaet fenget og at diskusjonen var god i gruppene.

Et problem for meg er at min oppfatning av kvaliteten på videotjenesten er preget av at jeg har bra videoutstyr og fiberoptisk Internett. Dette gjør at jeg kan være kjapp og dynamisk i diskusjonen, noe som er vanskeligere for de deltakerne som sitter på dårligere forbindelser. Forsinket forbindelse gjør det vanskelig å komme inn i samtalen. Løsningen ligger i å eksplisitt spørre folk eller å bruke «participants»-panelet og be folk rekke opp hånden. I andre sammenhenger (jeg har nå kjørt fire casediskusjoner over Zoom) har jeg etterhvert skjønt at jeg skal be folk sette på «live» video hvis de kan – det skjerper oppmerksomhetskravet og gir mindre inntrykk av at man snakker til et tomt rom.

Jeg har lang erfaring med videokonferanse, men selv med mye trening og et gjennomtenkt opplegg var det svært intenst å være både administrator og diskusjonsleder. Jeg var helt vaskefille etter møtet, og så ikke frem til to timers casediskusjon i samme format, samme ettermiddag. Når jeg underviser sammen med Ragnvald Sannes er den ene av oss admin/konferansier og den andre snakker (selv om vi begge deltar i diskusjonen.) Sånn sett skulle jeg gjerne hatt en assistent, men det går sikkert bedre med trening.

Mange tror at videokonferanser er kostnadsbesparende, men for meg som foredragsholder er dette mye mer jobb enn et vanlig foredrag. Skulle jeg holdt dette som vanlig, ville jeg brukt en-to timer til forberedelser (inkludert samtale med oppdragsgiver), kanskje en time til reising, og kanskje to timer til selve møtet. Denne gangen brukte jeg over en dag på videoen (en time forberedelse, to timer filming, fem timer redigering), ca. tre timer på selve møtet (inkludert oppsett og forberedelse), og fire timer på å redigere opptaket. I tillegg har jeg nok brukt noen timer på å tenke ut hvordan jeg skal lage hele opplegget. Noe av dette kan jeg nok effektivisere (gjenbruk av opplegg, faste klipp i videoen, at jeg blir flinkere til å redigere), men skal dette bli regningssvarende vil nok prisene mine minst ligge på samme nivå som et fysisk møte. På den annen side: Oppdragsgiver trenger ikke betale for møterom og lunsj.

Det hadde vært interessant å forsøke å arrangere en heldagskonferanse der man la det opp skikkelig med videoer, diskusjonsstruktur og (hvorfor ikke) lunsj sendt hjem til deltakerne med en eller annen takeout-leverandør. Problemet med videokonferanse er ikke møtene, men å få til det som kanskje er mest viktig med en konferanse: Alle de menneskene man treffer og snakker med mellom sesjonene. Det er jo mulig at bruk av breakout rooms mellom felles sesjoner, der folk ble satt sammen random, eller at man hadde en eller annen form for påmelding, kunne fungert. Man kunne hatt tre foredrag, deretter breakoutrooms med hver sin foredragsholder som svarte på spørsmål, for eksempel. Folk har allerede luftet muligheten for videokonferansesystemer der man kan gå rundt i grupper og lyden blir sterkere jo nærmere man kommer (som i et rom med mange mennesker.)

Vi får se. I mellomtiden kommer jeg til å holde mine foredrag på denne måten, og ser sesongen fortrøstningsfullt i møte….

Om teknologisk schizofreni

Nok en kommentar på Digi.no, denne gang om det slitsomme i å håndtere mange roller mellom mange organisasjoner der teknologien gjør det stadig vanskeligere å være seg selv. Fra innledningen:

Fremtidens arbeidsliv vil bli mer fragmentert. Stadig flere kommer til ha kortere arbeidsforhold med flere organisasjoner, gjerne flere på en gang, gjennom hele karrieren. Men systemene våre er stadig vekk satt opp for 1950-tallet, der du jobber i én organisasjon fra lærlingeplass til gullklokke. Og det blir ikke bedre.

Og her er lydfilen:

Smarthelp får avtale med Telenor

Smarthelp AS er et lite selskap jeg sitter i styret i og forsøker å hjelpe så godt jeg kan. Selskapet startet med et system for å tilkalle nødhjelp raskt og presist, men gudene skal vite at å selge avansert teknologi (det er mye mer bak enn en app, særlig fordi man må ha avansert krypering) til offentlige institusjoner tar lang tid og skal gjøres av store bedrifter.

Så vi går mot privat- og bedriftskunder – se nye nettsider – og en av dem som har latt seg begeistre er Telenor. Etter litt frem og tilbake undertegnet vi en samarbeidsavtale med Telenor for to dager siden, her er et bilde av daglig leder Fredrik Øvergård og Ida Elders, ansvarlig for IoT business development i Telenor:

Dette er win-win: Telenor får tilgang til avansert teknologi, Smarthelp får tilgang til Telenors distribusjons- og supportapparat. Mulighetene er mange, både for salg av Smarthelp direkte (et problem for små selskaper er at de ikke har et etablert kontraktsforhold til det offentlige, for eksempel, eller at de ikke har stort nok eget salgsapparat) eller, på litt lengre sikt, at mye av det Smarthelp leverer blir tilgjengelig gjennom Telenors egne tjenester.

Gratulerer til Fredrik og til Telenor – og hvis du har behov for sikkerhet for ansatte, vil ha måter å koordinere ressurser på uten at det går ut over personvern, eller ønsker å ha kontroll på dine egne personopplysninger – ta kontakt med Fredrik eller meg!

Konstruksjon om konstruksjoner

Rimini Protokoll: Society under construction. Nationaltheatret.

Medvirkende: Sonja-Verena Breidenbach, Dieter Läpple, Fang-Yun Lo, Alfredo Di Mauro, Jürgen Mintgens, Marius Ciprian Popescu, Viviane Pavillon og Reiner Pospischil.

Hvorfor går store byggeprosjekter så ofte galt? Vi er vant til at det blir forsinkelser, feil, budsjettoverskridelser, og ikke minst at prosjektet viser seg å bli noe helt annet enn forespeilet.

Society under construction er et «dokumentarisk vandreteater» der du som publikum både er tilskuer, deltaker og tildels kullisse. Publikum deles inn i åtte grupper, og vandrer fra stasjon til stasjon i en innstallasjon som gjør at du får se det meste av Nationaltheatret, inkludert lysloft og bakscene.

Min gruppe startet som investorer, deretter som korrupsjonsjegere, så som bygningsarbeidere, og så videre. Skuespillerne er ikke skuespillere (for det meste) men seg selv – en advokat med spesialitet byggesaker, en ingeniør involvert i Berlins skandaleflyplass, en rumensk bygningsarbeider, og så videre- og forteller om egne erfaringer. Ved hjelp av høretelefoner isoleres lyden, samtidig som hva som skjer i en gruppe danner illustrasjon for en annen gruppe – et pengedryss som illustrerer korrupsjon drysser inn i rommet der investorene sitter for å illustrere penger som skal investeres.

Scenografien er intrikat og krevet at alle holder tidsskjemaene perfekt – og stort sett fungerer dette. Man blir imponert over hvor koordinert og integrert alt er. Jeg likte at man ikke hang seg på lette løsninger, som å legge skylden bare på korrupsjon eller grådige investorer. Dette er en kunnskapsrik og problematisere de produksjon, som også bruker norske eksempler, selv det er noen spesifikke (Ceaucescus palass, Berlins flyplass, Kinas OL-idrettsanlegg.) Et par av innslagene – særlig professoren som snakker om smarte byer – blir litt misjonerende og langtekkelige. Men forestillingen fungerer, gir et komplisert og etter mitt skjønn riktig bilde av store prosjekter og hvordan de kan få problemer – og en bonus er jo at man får sett deler av Nationaltheatret man vanligvis ikke får se. Dette er rett og slett et svært smart prosjekt, med mange deler som skal passe sammen, og sånn sett er det en konstruksjon om konstruksjon.

Og slett ikke det verste stedet å tilbringe en lørdagskveld.

De blå hjelmene er kinesiske migrantarbeidere, de gule vanlige bygningsarbeidere, sandhaugen danner grunnlag for flere illustrasjoner.
Inntrykk fra salen – der ingen sitter.
Arktitekter, ingeniører og offentlige administratorer gjør seg klar til strid med entreprenører.
Inntrykk fra lysloftet, der man fremstiller hvordan korrupsjon fungerer.

Om å digitalisere skipsmaling

Malingprodusenten Jotun er stille og rolig i ferd med å revolusjonere markedet for skipsmaling – og det har jeg skrevet litt om på Digi.no. (Også gjengitt i BI Business Review.)

Altfor mange bedrifter, særlig i Norge, ser informasjonsteknologi som noe som reduserer kostnader. Malingprodusenten Jotun går fra å konkurrere på pris til å levere en kostbar og verdifull tjeneste – Jotun Hull Performance Solutions – ved hjelp av teknologi og data.

(Lyst til å diskutere digitalisering med Ragnvald Sannes, Berit Svendsen og meg? Bli med til Frankrike i oktober!)

Som vanlig med lydfil:

Om fortid og fremtid og AirBnB

AirBnB blir nå delvis forbudt i Norge – og mine erfaringer med AirBnB og tanker om forbudet finner du på Digi.no.

Vi nordmenn har lang tradisjon for å forby ting vi ikke helt forstår. Forbudet mot AirBnB over 90 dager føyer seg inn i rekken. Årsaken er at innovasjoner har få talsmenn og det tradisjonelle er organisert, vokalt og, vel, tradisjonelt. Vi lar med andre ord fortiden regulere fremtiden – og det må vi slutte med.

Som vanlig med lydfil.

FINNovasjon

I dag hadde jeg med meg mine unge og smarte DigØk-studenter på besøk hos FINN.no, et av nokså få selskaper i Norge som er a) heldigitale og b) har en eksplisitt og datadrevet innovasjonsstrategi. Jens Hauglum hadde lagt opp et spennende program som inkluderte perspektiver fra organisasjonssiden (Kristin Sætevik), eiersiden (Schibsteds konsernstrategi ved Sven Thaulow) og ledersiden (Ruben Søgaard) i bedriften.

FINN.no har, som synes, eget SnapChat-filter! (Foto: Lene Pettersen)

Det ble et meget vellykket besøk, med høyt engasjement fra studentenes side (de var vel forberedt, vi hadde diskutert Schibsteds utvikling frem til 2007 i en tidligere forelesning basert på et case fra HBS). I tillegg til foredrag og diskusjoner fikk de prøve seg på en aldri så liten idegenerering selv, i et forsøk på bedre å forstå FINN.nos innovasjonsprosess, kalt «ledersnurren«.

FINN.no og Schibsted er forbausende lite kjent i norsk næringslivspresse, noe som er litt rart, gitt at selskapet (inkludert Adevinta, verdsatt til 33 milliarder, en av Oslos største børsintroduksjoner) har omsetning for 20 milliarder totalt med EBITDA på 40-tallet innenfor markedsplassene. Men norsk business-presse er stort sett opptatt av oljeprisen

I alle fall – takk til FINN.no for et supert opplegg – og det skulle ikke forundret meg om ikke en hel del av studentene kunne tenke seg en karriere i FINN.no.

Jens og ledersnurren