I disse virustider må man finne måter å slappe av på – så jeg koser meg med en kaffe og New York Times Sudoku mellom slagene. I dag har jeg testet forskjellige varianter av kameraer og annet med en gammel iMac (sent 2013) som dessverre ikke er ut til å håndtere et bra kamera særlig godt.
Noe må man jo spille inn, så her er en instruksjonsvideo i hvordan man spiller Sudoku, ved bruk av en metode (Snyder-notasjon) inspirert av den aldeles utmerkede Youtube-kanalen Cracking the Cryptic, som anbefales hvis du har endel tid å kaste bort og er sertifisert nerd. CtC har for øyeblikket 176000 abonnenter, så det er tydeligvis endel nerder der ute. Se denne videoen for et spesielt elegant eksempel på elegant problemløsning.
Forøvrig er dette en demonstrasjon av en algoritme for å løse Sudoku. Det finnes mange andre, inkludert å bruke en datamaskin til «brute force» – det vil så å prøve alle versjoner. En elegant måte å gjøre dette på demonstreres i denne videoen fra Youtube-kanalen Computerphile (med 1,66 millioner abonnenter).
Så med det: Min første, og nokså sikkert siste, Sudokuvideo:
Det er mulig å holde skikkelige foredrag og konferanser over video, men det krever mye forberedelse, spisset problemstilling, og disiplin og struktur både fra konferansier, foredragsholder(e) og deltakerne.
Denne uken holdt jeg et foredrag (over video) for Utenrikstjenesten, som er medlem av Partnerforum og bruker foredragsholdere til sine «fagprater» en gang i mellom. Jeg liker ikke å holde foredrag der jeg snakker til publikum og bare det, men vil ha diskusjon og spørsmål og interaksjon, helst mellom deltakerne. Hvordan få til det med knapp tid og med et publikum som ikke kjenner meg?
Jeg valgte å gjøre tre ting: Spisse problemstillingen, lage en video med selve foredraget, og legge mye struktur på diskusjonen.
Spisset problemstilling I stedet for å holde et foredrag om «Hva er disruptive innovasjoner» eller lignende, diskuterte jeg med oppdragsgiver og endte opp med «Den digitaliserte utenrikstjenesten – disrupsjon eller tradisjon?». Jeg regnet med at dette ville trekke mer folk enn et mer tradisjonelt foredrag, og det var oppdragsgiver (entusiastisk) enig i.
Video om problemstillingen Disrupsjon er et begrep som kommer fra forretningslivet og som er nokså upresist for mange, så det kreves en utdyping av begrepet før man kan diskutere det innenfor sin egen situasjon. Etter min mening kan en videokonferanse brukes enten til diskusjon eller til presentasjon – begge deler er vanskelig, så derfor derfor laget jeg denne 23 minutters videoen som introduserer disrupsjonsbegrepet og delvis setter det inn i Utenrikstjenestens sammenheng.
Videoen er nokså personlig – jeg bruker tid på å kjøre motorsykkel og snakke om meg selv. Hensikten med dette er å etablere en relasjon med publikum og gi folk anledning til å huske den – det kommer til å bli mange videoer og mange foredrag for folk fremover, og jeg har lang erfaring for at «han med tversoveren» er en grei referanse – så dette er «den videoen med varemopeden foran UD.» Denne videoen signaliserer nokså klart at det er diskusjon som skal foregå på møtet, så folk er forberedt på det når de kommer.
Strukturert møtegjennomføring Jeg valgte å kjøre et svært strukturert opplegg gjennom møtet. Møtet varte i 90 minutter med ca. 30 deltakere over Zoom (Utenrikstjenesten kan ikke selv kjøre Zoom, men kan delta på møter med produktet, så vi kjørte på min lisens). Jeg førsøkte å kjøre mesteparten i Gallery View, og ba deltakerne om det samme ved å ha et skjermbilde med noen instruksjoner ved oppstart.
Som synes var det endel deltakere som ikke slo på videokameraet, delvis fordi de satt med dårlig forbindelse rundt omkring i verden. (Det var etpar deltakere som ikke klarte å komme seg på av tekniske årsaker, men jeg tok opp seminaret lokalt og sendte ut en redigert versjon etterpå.)
Strukturen var slik:
Oppstart (tar alltid litt tid å starte et videomøte), kort intro fra oppdragsgiver, kort repetisjon av to foiler fra videoen. Jeg valgte å gjøre dette fordi man aldri kan være sikker på at folk faktisk har fått tid til å se videoen, litt usikker på om det var nødvendig her – det virket som folk hadde både sett og tenkt gjennom videoen. (Sånn sett hadde det vært greit å kunne tracke hvem som har sett, og derfor vurderer jeg nå å flytte hele greia over i Kajabi.) Dette genererte noen spørsmål om bruk av begrepet i Utenrikstjenestens sammenheng (de skal jo ikke selge noe for penger).
En kort spørreundersøkelse «Er den tradisjonelle utenrikstjenesten i fare for å blir «utkonkurrert» av digitale kommunikasjons- og informasjonskanaler?») der resultatet ble delt – det var svært forskjellige oppfatninger i forsamlingen, noe som jo borget for god diskusjon.
Deretter sendte jeg deltakerne ut i «breakout rooms» der de kunne diskutere seg imellom. Dette er folk som kjenner hverandre og har erfaring med videokonferanse, så jeg regnet med at de kunne håndtere 6 personer per rom ganske bra. Jeg la ganske strenge føringer på hva de skulle snakke om: Gi en person ansvar for å notere, uansett hva dere mener må dere grunngi hvorfor, absolutt 15 minutters grense, klipp svarene inn i chat’en når dere er tilbake i plenum. Jeg rådet dem også til ikke å diskutere spørsmålet direkte, men fokusere på om de kunne se tegn til disrupsjon: Kundesett de ikke bryr seg om, konkurrerende tjenester de oppfatter som dårligere og som de ikke kan eller vil opprette selv, for eksempel.
Når folk kom tilbake klippet de inn notatene (svært bra notater, forresten) til Chat’en. Jeg tok utgangspunkt i noen av dem (det tok litt tid før alle dukket opp, trolig forsinkelser i Zoom), ba folk fra gruppen utdype det, og kommenterte selv.
Etterhvert gikk jeg videre til neste punkt: Kort om hva som danner kultur i en organisasjon, deretter en poll om hvilken av de fire faktorene som vil være mest vanskelig å endre, deretter diskusjon i grupper og plenum igjen.
Ettter plenumsdiskusjonen kjørte jeg en poll til om hvordan møtet hadde vært, med spørsmål om emnet og formatet. Resultatet var svært positivt for begge deler, særlig formatet, der én svarte middels og de fleste «Topp!» Jeg tilskriver dette muligheten for diskusjon og involvering. Jeg gikk ikke inn og fulgte diskusjonen i breakout’ene (det er teknisk mulig) fordi jeg ikke kjenner deltakerne (for studentgrupper jeg har et forhold til har jeg ikke slike skrupler.)
Etter at møtet var over, tok jeg opptaket (av en eller annen grunn fungerte ikke Zoom’s opptaksfunksjon, antakelig fingertrøbbel fra min side, men jeg tok det også opp fra min egen skjerm), redigerte det, og sendte det til oppdragsgiver.
Erfaringer og konklusjoner Jeg vet jo ikke i detalj hvordan dette fungerte for deltakerne, selv om tilbakemeldingene under og etter seminaret var gode. I ettertid skulle jeg ønsket at jeg hadde brukt litt mindre tid innledningsvis (gikk litt tid med til å forklare verktøyet – disse folkene kan videokonferanse, men ikke med Zoom.) Skulle ønsket litt mer tid til diskusjon mellom breakout’ene, og at jeg hadde snakket mindre selv (ikke noe nytt der). Videokonferanser tar mer tid enn vanlige møter, og man må være mye mer eksplisitt på hva man ønsker å få ut av et element.), men jeg tror temaet fenget og at diskusjonen var god i gruppene.
Et problem for meg er at min oppfatning av kvaliteten på videotjenesten er preget av at jeg har bra videoutstyr og fiberoptisk Internett. Dette gjør at jeg kan være kjapp og dynamisk i diskusjonen, noe som er vanskeligere for de deltakerne som sitter på dårligere forbindelser. Forsinket forbindelse gjør det vanskelig å komme inn i samtalen. Løsningen ligger i å eksplisitt spørre folk eller å bruke «participants»-panelet og be folk rekke opp hånden. I andre sammenhenger (jeg har nå kjørt fire casediskusjoner over Zoom) har jeg etterhvert skjønt at jeg skal be folk sette på «live» video hvis de kan – det skjerper oppmerksomhetskravet og gir mindre inntrykk av at man snakker til et tomt rom.
Jeg har lang erfaring med videokonferanse, men selv med mye trening og et gjennomtenkt opplegg var det svært intenst å være både administrator og diskusjonsleder. Jeg var helt vaskefille etter møtet, og så ikke frem til to timers casediskusjon i samme format, samme ettermiddag. Når jeg underviser sammen med Ragnvald Sannes er den ene av oss admin/konferansier og den andre snakker (selv om vi begge deltar i diskusjonen.) Sånn sett skulle jeg gjerne hatt en assistent, men det går sikkert bedre med trening.
Mange tror at videokonferanser er kostnadsbesparende, men for meg som foredragsholder er dette mye mer jobb enn et vanlig foredrag. Skulle jeg holdt dette som vanlig, ville jeg brukt en-to timer til forberedelser (inkludert samtale med oppdragsgiver), kanskje en time til reising, og kanskje to timer til selve møtet. Denne gangen brukte jeg over en dag på videoen (en time forberedelse, to timer filming, fem timer redigering), ca. tre timer på selve møtet (inkludert oppsett og forberedelse), og fire timer på å redigere opptaket. I tillegg har jeg nok brukt noen timer på å tenke ut hvordan jeg skal lage hele opplegget. Noe av dette kan jeg nok effektivisere (gjenbruk av opplegg, faste klipp i videoen, at jeg blir flinkere til å redigere), men skal dette bli regningssvarende vil nok prisene mine minst ligge på samme nivå som et fysisk møte. På den annen side: Oppdragsgiver trenger ikke betale for møterom og lunsj.
Det hadde vært interessant å forsøke å arrangere en heldagskonferanse der man la det opp skikkelig med videoer, diskusjonsstruktur og (hvorfor ikke) lunsj sendt hjem til deltakerne med en eller annen takeout-leverandør. Problemet med videokonferanse er ikke møtene, men å få til det som kanskje er mest viktig med en konferanse: Alle de menneskene man treffer og snakker med mellom sesjonene. Det er jo mulig at bruk av breakout rooms mellom felles sesjoner, der folk ble satt sammen random, eller at man hadde en eller annen form for påmelding, kunne fungert. Man kunne hatt tre foredrag, deretter breakoutrooms med hver sin foredragsholder som svarte på spørsmål, for eksempel. Folk har allerede luftet muligheten for videokonferansesystemer der man kan gå rundt i grupper og lyden blir sterkere jo nærmere man kommer (som i et rom med mange mennesker.)
Vi får se. I mellomtiden kommer jeg til å holde mine foredrag på denne måten, og ser sesongen fortrøstningsfullt i møte….
For noen år siden skrev jeg, sammen med min gode venn Bill Schiano, en bok om caseundervisning. Den har blitt populær (fikk nylig beskjed om at salget har passert 6000 eksemplarer, som jo ikke er helt elendig når det er snakk om et nokså spesialisert emne). Men den er ikke lenger tilgjengelig som fysisk bok, bare som PDF.
Og det er her det blir morsomt. Amazon har en automatisk prisalgoritme som foreslår priser for bøker og andre produkter. Som synes er et brukt eksemplar av denne boken nå opp i den nette sum av $860 for et prikkfritt eksemplar (med dagens miserable dollarkurs, nesten 9200 kroner).
Her er mitt tilbud (siden jeg har noen prikkfrie eksemplarer liggende): Send meg en epost, og jeg skal selge deg et eksemplar med 50% rabatt. Og jeg skal ikke signere den, siden den da sikkert går ned i verdi. Betaling med Vipps…
Vanskelig ikke å like denne videoen, for de av oss som bruker Mac og roter rundt med tusenvis av filer og annet. Ryddesjau i huset er vel og bra, men harddisker og annet trenger også en runde…
Favorittips: I Finder, gå inn på Preferences>Advanced, slå på «Keep folders on top». Det gjør at mapper listes øverst, deretter filer. Gjør det mye lettere å organisere harddisken…
Nok en kommentar i digi.no, denne gangen om et svært viktig tema, som dessverre har blitt litt borte i diskusjonen om personvern og smittesporing. Jeg liker ikke konspirasjonsteorier og alt som har med Covid-19 haster, men før man lanserer noe som sporer folk overalt må man vite at det faktisk gir den effekten man er ute etter.
.Alle datakilder og alle modeller har feil. Det må vi leve med. Det vi må vurdere, er om feilene er store nok til at vi ikke kan bruke resultatet.
Oppdatering 1. mai 2020: De fleste av de mest opplagte sikkerhetshullene er nå fikset, og det er stort sett opp til brukeren å forholde seg fornuftig til hva man trenger eller ikke. Jeg synes Bruce Schneier, etter min mening verdens fremste ekspert på datasikkerhet, summerer det ganske greit i denne bloggposten (og i alle fall i den første kommentaren etterpå) – all sikkerhet handler om en avveining mellom risiko og belønning, og uansett nokså håndterbare sikkerhetshull fortsatte han selv å bruke Zoom til sine forelesninger på Harvard og sine møter, rett og slett fordi verktøyet er utmerket i bruk.
I dag begynte dagen med en melding fra en næringslivsleder som var bekymret for sikkerheten rundt Zoom, den videokonferanseplattformen som mange bedrifter (og universiteter) har landet på. Årsaken var en artikkel i Dagens Næringsliv (bak betalingsvegg), som igjen bygger på flere artikler fra utlandet, som dels handler om funksjonalitet som er dokumentert fra Zoom, eller om sikkerhetshull som er fikset forlengst.
Så er det grunn til å være bekymret for Zoom eller Whereby eller Teams eller Hangouts eller alle de andre plattformene?
Mitt svar er nei – i alle fall ikke for de sikkerhetshullene som diskuteres her, og for vanlige brukere (og det inkluderer folk i de fleste bedrifter i Norge.)
Det er helt riktig at videokonferanse introduserer endel sikkerhets- og personvernproblemer, men hvis vi ser litt realistisk på det, sitter det største problemet ikke i teknologien, men mellom kontorstolen og tastaturet. (Noe vi datanerder referer til om PEBKAC – Problem Exists Between Keyboard and Computer Chair.)
Når en naken mann sniker seg inn i en grunnskoleklasse via Whereby skyldes ikke det problemer med teknologien, men at læreren ikke har slått på den funksjonen som gjør at man må «banke på» og be om lov til å komme inn.
Når hvem som helst kan ta opptak (og få dialogen automatisk transkribert) fra Zoom skyldes det at den som er vert ikke har slått av opptaksfunksjonen. For øvrig kan alle ta opp en videokonferanse med lydopptaker eller for den saks skyld en mobiltelefon (eller som jeg gjør, med videoverktøyet Camtasia), uten at noe sikkerhetssystem i verden kan gjøre noe med det.
Og når sjefen kan monitorere at folk ikke bruker annen software mens de sitter i møte (en funksjon som kan være helt legitim i et klasserom, den tilsvarer at læreren ser utover klassen for å se om folk følger med), så er heller ikke dette systemets skyld, men sjefen, som tydeligvis holder så irrelevante møter at folk ikke gidder følge med. Jeg vil tro at de fleste sjefer hverken har tid til eller interesse av å aktivere denne funksjonen – for hvis du trenger teknologi for å tvinge folk til å være våkne, har du et problem der teknologi ikke hjelper stort.
Og risikoen med et nytt verktøy må aldri måles opp mot det perfekte, men mot hva alternativet er om man ikke har verktøyet. Akkurat nå er videokonferanse det letteste og beste verktøyet for mange, og da får vi bruke det. Men vi må faktisk ta bryderiet med å lære oss hvordan det virker. Det hjelper ikke med all verdens sikkerhetssystemer hvis folk skriver passordet på en lapp og taper den under tastaturet.
Så derfor – før du tar verktøyet i bruk – ta en tur innom oppsettsiden, velg hvordan du vil ha møtet, og tenk gjennom hva du skal gjøre slik at du får det du ønsker ut av møtet.
Hvis ikke, avlys hele greia og send en epost i stedet.
Harvard Business School har en serie om kriseledelse for alumni, opptak gjøres tilgjengelige for alle. Akkurat nå sitter jeg og hører Fritz Foley og Malcolm Baker snakke om de finansielle sidene av krisen – hva skal bedrifter gjøre for å håndtere mangelen på kontanter. Baker innledet med å si at hovedpunktene i situasjonen nå er et svært skarpt fall i etterspørsel etter det meste, sterk økning i etterspørsel av enkelte produkter (som for eksempel hjemmetreningsutstyr) og en økonomisk situasjon som er nokså solid, selv om gjeldsgraden i en rekke selskaper er litt for stor og av litt for dårlig kvalitet. Men vi er på ingen måte i nærheten av noe bank-kollaps foreløpig, i hvert fall ikke i USA.
Man har tatt inn noen gjester fra ulike bedrifter:
Jed Webber driver en liten restaurantkjeder i Massachussetts, han har kontanter igjen for omtrent to uker hvis han hadde fortsatt som før. Har reforhandlet husleie og fått avdragsutsettelse på lån, forhandler med leverandører, men noen av dem kan man ikke unngå, som kredittkortprosessering og strøm/gass.
Amanda Cox er CFO, et fotballag (Aussie rules) fra Perth i Australia. Har permittert 90% av staben i 2 måneder, bransjen forsøker å gjøre ting samtidig og samarbeid, noen av klubbene er finansielt svake og bransjen forsøker å hjelpe – problemet er at hvis dette fortsetter i seks måneder blir hele sesongen avlyst, da blir det vanskelig.
Baker leste opp en rekke andre, tilsvarende historier fra deltakere
Sentralt rammeverk: Hvordan få tak i kontanter (detaljert, se opptak fra presentasjonen). Et vanskelig punkt er at dette treffer alle på likt, så markedene for eiendom og firmaer kollapser.
Fra Jaime Zobel de Ayala II, driver et 200 år gammelt firma på Filipinene innen eiendom, bygg, bank og annet. En vanskelighet er mangelen på sikkerhetsnett på steder som Filipinene (sammenlignet med USA (noe som høres rart ut for en nordmann), noe som fører til at man forsøker å holde på de ansatte så lenge man kan, bruke av egenkapitalen for å holde samfunnet gående. Eksternalitetene av en stopp i økonomien i et land som Filipinene er svært store. I mangel av offentlig innsats har forretninger laget et kupongsystem for Manilas fattige – men private kan ikke holde dette gående lenge.
Shirley MIlls er CFO for et startup telemedisinselskap, fokusert på kronisk syke og med lange kunderelasjoner. Sliter nå med stor etterspørsel og kontantmangel for ekspansjon, av alle ting. Tar perspektivet at alle firma er nå i en startupposisjon – tenk tilbake til entreprenørskapskursene dine og tenk over hva du gjorde da. Ikke ha en plan, men flere, og vær fleksibel, kjøp det handlingsfrihet. De opererer med fem scenarier og ser etter tegn på hva som kommer til å inntreffe.
L.E. Simmons: Olje har gått fra $140/barrel til en utgift for de oljeproduserende selskapene. Hans firma tar som utgangspunkt at oppgaven deres er å håndtere denne typen hendelser (om enn litt større skala enn vanlig), og at det ikke hjelper å bli deprimert. Har satt alle firmaene på en 13-ukers kontantstrømsanalyse og en to års kostnadsanalyse – det å ha et fast format for å gjøre dette hjelper, heller enn at man lurer på hva man skal gjøre. Snakker med banken om å utnytte kreditt til å betale renter og holde bedriftene nær 0 i EBITDA i en viss tid.
Angela Hobart, strømdistributør i UK, kredittpresset fordi folk betaler fast for strøm der og de er i den fasen av året hvor kundene har størst kreditt hos dem. Forbruk går opp (folk er mer hjemme) men folk har mindre evne til å betale for det. Forsøker å finne løsninger innen forsyningskjeden.
Interessant kommentar fra chat’en: When we get through this, there will be the equivalent of simultaneous explosive growth across many industris and markets as we restart. Cash demands and competition for it will likely be greater. Surviving the restart will require just as much skill and cash management as surviving the crisis. Do you expect liquid to be tighter?
Jaime Zobel de Ayala II: Er ikke dette en situasjon der firmaer er nødt til å se sin virksomhet i lys av hele samfunnet, i stedet for individuell overlevelse og/eller profitt. Warren Buffett investerte i Goldman Sachs for å redde finansmarkedet, for eksempel.
Leif Hoegh: Et viktig samfunnsbidrag er å skaffe tilveie informasjon for banker og andre. Viktig å sette av reserver slik at man kan håndtere både nedturen og de krav til likviditet som oppturen etterpå vil stille.
Oppsummering: I usikre situasjoner med ukjent tidshorisont og utfall må man stole på problemløsningsprosessen, ta beslutninger, og være fleksibel på at ting kan endre seg kontinuerlig. (se forrige notat om kriseløsning). Dette er på mange måter det samme som kontinuerlig å drive case-analyse, som jo er det man lærer på Harvard Business School…
