Det er mulig å holde skikkelige foredrag og konferanser over video, men det krever mye forberedelse, spisset problemstilling, og disiplin og struktur både fra konferansier, foredragsholder(e) og deltakerne.

Denne uken holdt jeg et foredrag (over video) for Utenrikstjenesten, som er medlem av Partnerforum og bruker foredragsholdere til sine «fagprater» en gang i mellom. Jeg liker ikke å holde foredrag der jeg snakker til publikum og bare det, men vil ha diskusjon og spørsmål og interaksjon, helst mellom deltakerne. Hvordan få til det med knapp tid og med et publikum som ikke kjenner meg?

Jeg valgte å gjøre tre ting: Spisse problemstillingen, lage en video med selve foredraget, og legge mye struktur på diskusjonen.

Spisset problemstilling
I stedet for å holde et foredrag om «Hva er disruptive innovasjoner» eller lignende, diskuterte jeg med oppdragsgiver og endte opp med «Den digitaliserte utenrikstjenesten – disrupsjon eller tradisjon?». Jeg regnet med at dette ville trekke mer folk enn et mer tradisjonelt foredrag, og det var oppdragsgiver (entusiastisk) enig i.

Video om problemstillingen
Disrupsjon er et begrep som kommer fra forretningslivet og som er nokså upresist for mange, så det kreves en utdyping av begrepet før man kan diskutere det innenfor sin egen situasjon. Etter min mening kan en videokonferanse brukes enten til diskusjon eller til presentasjon – begge deler er vanskelig, så derfor derfor laget jeg denne 23 minutters videoen som introduserer disrupsjonsbegrepet og delvis setter det inn i Utenrikstjenestens sammenheng.

Videoen er nokså personlig – jeg bruker tid på å kjøre motorsykkel og snakke om meg selv. Hensikten med dette er å etablere en relasjon med publikum og gi folk anledning til å huske den – det kommer til å bli mange videoer og mange foredrag for folk fremover, og jeg har lang erfaring for at «han med tversoveren» er en grei referanse – så dette er «den videoen med varemopeden foran UD.» Denne videoen signaliserer nokså klart at det er diskusjon som skal foregå på møtet, så folk er forberedt på det når de kommer.

Strukturert møtegjennomføring
Jeg valgte å kjøre et svært strukturert opplegg gjennom møtet. Møtet varte i 90 minutter med ca. 30 deltakere over Zoom (Utenrikstjenesten kan ikke selv kjøre Zoom, men kan delta på møter med produktet, så vi kjørte på min lisens). Jeg førsøkte å kjøre mesteparten i Gallery View, og ba deltakerne om det samme ved å ha et skjermbilde med noen instruksjoner ved oppstart.

Som synes var det endel deltakere som ikke slo på videokameraet, delvis fordi de satt med dårlig forbindelse rundt omkring i verden. (Det var etpar deltakere som ikke klarte å komme seg på av tekniske årsaker, men jeg tok opp seminaret lokalt og sendte ut en redigert versjon etterpå.)

Strukturen var slik:

• Oppstart (tar alltid litt tid å starte et videomøte), kort intro fra oppdragsgiver, kort repetisjon av to foiler fra videoen. Jeg valgte å gjøre dette fordi man aldri kan være sikker på at folk faktisk har fått tid til å se videoen, litt usikker på om det var nødvendig her – det virket som folk hadde både sett og tenkt gjennom videoen. (Sånn sett hadde det vært greit å kunne tracke hvem som har sett, og derfor vurderer jeg nå å flytte hele greia over i Kajabi.) Dette genererte noen spørsmål om bruk av begrepet i Utenrikstjenestens sammenheng (de skal jo ikke selge noe for penger).

• En kort spørreundersøkelse «Er den tradisjonelle utenrikstjenesten i fare for å blir «utkonkurrert» av digitale kommunikasjons- og informasjonskanaler?») der resultatet ble delt – det var svært forskjellige oppfatninger i forsamlingen, noe som jo borget for god diskusjon.
• Deretter sendte jeg deltakerne ut i «breakout rooms» der de kunne diskutere seg imellom. Dette er folk som kjenner hverandre og har erfaring med videokonferanse, så jeg regnet med at de kunne håndtere 6 personer per rom ganske bra. Jeg la ganske strenge føringer på hva de skulle snakke om: Gi en person ansvar for å notere, uansett hva dere mener må dere grunngi hvorfor, absolutt 15 minutters grense, klipp svarene inn i chat’en når dere er tilbake i plenum. Jeg rådet dem også til ikke å diskutere spørsmålet direkte, men fokusere på om de kunne se tegn til disrupsjon: Kundesett de ikke bryr seg om, konkurrerende tjenester de oppfatter som dårligere og som de ikke kan eller vil opprette selv, for eksempel.
• Når folk kom tilbake klippet de inn notatene (svært bra notater, forresten) til Chat’en. Jeg tok utgangspunkt i noen av dem (det tok litt tid før alle dukket opp, trolig forsinkelser i Zoom), ba folk fra gruppen utdype det, og kommenterte selv.

• Etterhvert gikk jeg videre til neste punkt: Kort om hva som danner kultur i en organisasjon, deretter en poll om hvilken av de fire faktorene som vil være mest vanskelig å endre, deretter diskusjon i grupper og plenum igjen.

• Ettter plenumsdiskusjonen kjørte jeg en poll til om hvordan møtet hadde vært, med spørsmål om emnet og formatet. Resultatet var svært positivt for begge deler, særlig formatet, der én svarte middels og de fleste «Topp!» Jeg tilskriver dette muligheten for diskusjon og involvering. Jeg gikk ikke inn og fulgte diskusjonen i breakout’ene (det er teknisk mulig) fordi jeg ikke kjenner deltakerne (for studentgrupper jeg har et forhold til har jeg ikke slike skrupler.)

Etter at møtet var over, tok jeg opptaket (av en eller annen grunn fungerte ikke Zoom’s opptaksfunksjon, antakelig fingertrøbbel fra min side, men jeg tok det også opp fra min egen skjerm), redigerte det, og sendte det til oppdragsgiver.

Erfaringer og konklusjoner
Jeg vet jo ikke i detalj hvordan dette fungerte for deltakerne, selv om tilbakemeldingene under og etter seminaret var gode. I ettertid skulle jeg ønsket at jeg hadde brukt litt mindre tid innledningsvis (gikk litt tid med til å forklare verktøyet – disse folkene kan videokonferanse, men ikke med Zoom.) Skulle ønsket litt mer tid til diskusjon mellom breakout’ene, og at jeg hadde snakket mindre selv (ikke noe nytt der). Videokonferanser tar mer tid enn vanlige møter, og man må være mye mer eksplisitt på hva man ønsker å få ut av et element.), men jeg tror temaet fenget og at diskusjonen var god i gruppene.

Et problem for meg er at min oppfatning av kvaliteten på videotjenesten er preget av at jeg har bra videoutstyr og fiberoptisk Internett. Dette gjør at jeg kan være kjapp og dynamisk i diskusjonen, noe som er vanskeligere for de deltakerne som sitter på dårligere forbindelser. Forsinket forbindelse gjør det vanskelig å komme inn i samtalen. Løsningen ligger i å eksplisitt spørre folk eller å bruke «participants»-panelet og be folk rekke opp hånden. I andre sammenhenger (jeg har nå kjørt fire casediskusjoner over Zoom) har jeg etterhvert skjønt at jeg skal be folk sette på «live» video hvis de kan – det skjerper oppmerksomhetskravet og gir mindre inntrykk av at man snakker til et tomt rom.

Jeg har lang erfaring med videokonferanse, men selv med mye trening og et gjennomtenkt opplegg var det svært intenst å være både administrator og diskusjonsleder. Jeg var helt vaskefille etter møtet, og så ikke frem til to timers casediskusjon i samme format, samme ettermiddag. Når jeg underviser sammen med Ragnvald Sannes er den ene av oss admin/konferansier og den andre snakker (selv om vi begge deltar i diskusjonen.) Sånn sett skulle jeg gjerne hatt en assistent, men det går sikkert bedre med trening.

Mange tror at videokonferanser er kostnadsbesparende, men for meg som foredragsholder er dette mye mer jobb enn et vanlig foredrag. Skulle jeg holdt dette som vanlig, ville jeg brukt en-to timer til forberedelser (inkludert samtale med oppdragsgiver), kanskje en time til reising, og kanskje to timer til selve møtet. Denne gangen brukte jeg over en dag på videoen (en time forberedelse, to timer filming, fem timer redigering), ca. tre timer på selve møtet (inkludert oppsett og forberedelse), og fire timer på å redigere opptaket. I tillegg har jeg nok brukt noen timer på å tenke ut hvordan jeg skal lage hele opplegget. Noe av dette kan jeg nok effektivisere (gjenbruk av opplegg, faste klipp i videoen, at jeg blir flinkere til å redigere), men skal dette bli regningssvarende vil nok prisene mine minst ligge på samme nivå som et fysisk møte. På den annen side: Oppdragsgiver trenger ikke betale for møterom og lunsj.

Det hadde vært interessant å forsøke å arrangere en heldagskonferanse der man la det opp skikkelig med videoer, diskusjonsstruktur og (hvorfor ikke) lunsj sendt hjem til deltakerne med en eller annen takeout-leverandør. Problemet med videokonferanse er ikke møtene, men å få til det som kanskje er mest viktig med en konferanse: Alle de menneskene man treffer og snakker med mellom sesjonene. Det er jo mulig at bruk av breakout rooms mellom felles sesjoner, der folk ble satt sammen random, eller at man hadde en eller annen form for påmelding, kunne fungert. Man kunne hatt tre foredrag, deretter breakoutrooms med hver sin foredragsholder som svarte på spørsmål, for eksempel. Folk har allerede luftet muligheten for videokonferansesystemer der man kan gå rundt i grupper og lyden blir sterkere jo nærmere man kommer (som i et rom med mange mennesker.)

Vi får se. I mellomtiden kommer jeg til å holde mine foredrag på denne måten, og ser sesongen fortrøstningsfullt i møte….