Det papirløse kontoret, igjen

Jeg skriver rett som det er for Økonomisk Rapport, som faktisk etterspør litt lengre fakta- og diskusjonsartikler fra fagfolk som Torger Reve, Hans Henrik Ramm, Tor Wallin Andreassen, og altså undertegnede. De legger dessverre ikke ut disse artiklene på web, men her er mitt siste missiv (og illustrasjonsbildet er ikke fra mitt kontor, men fra et firma som konsulterer innen kontoropprydding):

Det papirløse kontoret – på tide å komme i gang.

Espen Andersen, april 2008

Så lenge jeg har jobbet med å få folk til å bruke IT, har jeg fått høre at ”Vi vil få det papirløse toalett før vi får det papirløse kontor,” etterfulgt av en tørr latter og litt vifting med et papir.

Men det papirløse kontor er på vei: De fleste kontorister i dag leser langt flere ord på skjermen enn på papir, nettavisene har flere lesere (og bedre inntjening) enn papiravisene, og bestemødre og barnebarn kommuniserer i dag over e-post og SMS. Likevel holder papiret stand, etter hvert mer som irritasjonsmoment enn nyttegjenstand.

Hva skal til for helt å bli kvitt papiret? For å kunne analysere det, må vi bli litt mer spesifikke på hva vi bruker papir til.

Informasjonslagring

Papir brukes som lagringsmedium (for informasjon) når det har sin plass i et arkiv, der man kan gå og trekke det ut igjen. Denne bruken av papir er i ferd med å forsvinne – papirarkiver er dyre å vedlikeholde, lite søkbare, og vanskelige å distribuere over distanser. Allerede nå er de fleste slike arkiver borte (eller de eksisterer som reserver for elektroniske databaser), men om ti år er det ingen større informasjonsbaserte papirarkiver igjen (bortsett fra de som har legale dokumenter, se neste punkt). Det vil billige harddisker og kjappe skannere sørge for.

Legal lagring

Papir har i dag en legal funksjon: Vi skriver under på papir, og lagrer alle mulige former for kontrakter og attester. Til og med pengesedler er egentlig en papirbasert kontrakt. Papirets funksjon er her at det bare finnes et ekte eksemplar, som er vanskelig å forfalske. Man kan ha elektroniske kontrakter og signaturer, men de er fremdeles lite innarbeidet og det finnes store strukturer i samfunnet (advokater, departementer) som endrer seg langsomt. Store deler av samfunnet har også interesse av at papiret finnes der: For eksempel er det masse papir innen fortolling på konsumentnivå fordi treghet i dette leddet beskytter innenlandske vareprodusenter. Et annet eksempel er tinglysning av lånedokumenter, som for lengst burde vært helelektronisk og dermed gjort det lettere å flytte lån.

Papir som legalt medium vil bare gradvis forsvinne – vi vil fortsatt ha pengesedler, for eksempel, men de vil bli unntaket og ikke regelen. En kombinasjon av juridisk bindende offisielle arkiver (Minside, Altinn), reduksjon av behov for kontrakter (fjernet skillemynt, økte grenser for tollfri import), og pionerarbeid av ”private” aktører (som for eksempel Norsk Tippings spillekort) gjør at papir som legal informasjonsbærer blir sterkt redusert. I utlandet er man i enkelte henseende foran Norge – i USA har man allerede i mange år skannet dokumenter og deretter makulert dem – da er det den elektroniske kopien som gjelder.

Kommunikasjon

Papir brukes til å kommunisere i dag – bare kikk i postkassen din. Også dette er i ferd med å forsvinne: Flere og flere leser aviser på nett, vi kommuniserer elektronisk med venner og kolleger, og finner frem til nye produkter ved å søke elektronisk. Mesteparten av det Posten leverer er ting du ikke har bedt om og ikke vil ha. Fremdeles deler vi ut telefonkataloger og uadressert reklame, men nå først og fremst fordi de som har den jobben tviholder på den. Igjen – om ti år er det ikke mye igjen av dette.

Fremvisning

Papir som fremvisningsmedium er når man skriver ut dokumenter på papir fordi det er en mer behagelig enn på en skjerm. Også dette er langsomt i ferd med å forsvinne – store og gode flatskjermer er billige, og det er vanligere å ha minst to store skjermer på skrivebordet. Studier viser at flere skjermer kan øke produktiviteten. Og siden dokumenter mer og mer inneholder elementer som ikke kan sees på papir, som video- og lydsnutter eller lenker til andre dokumenter, vil de måtte leses på skjerm.

I tillegg er utskrifter både dyre og lite miljøvennlige – jeg ser stadig flere e-poster med fast undertekst ”tenk på miljøet før du skriver ut”. Om fem år tipper jeg det ikke er mange som skriver ut dokumenter for å lese dem (men se neste punkt).

Portabilitet

Papir er deilig portabelt. En bok, en avis eller en utskrift av et jobbdokument kan man ta med seg, lese på bussen, skrive på, kaste når man er ferdig. En notisbok er lett å bære og lett å bruke. Selv om det i dag finnes datateknologi som tillater dette (jeg har brukt en datamaskin som lar meg skrive på skjermen med en elektronisk penn siden 2002) er den foreløpig for dyr, for tungvint og har for dårlig batterikapasitet til at den er praktisk.

Men det kommer, dels gjennom bedre mobilteknologi, dels ved at det blir lettere å få tak i informasjon elektronisk. Har du en elektronisk notisbok, kan du klippe ting sammen og slå ting opp mens du noterer.

Her kan skoleverket gå foran: Hvis de bare får sjansen, vil de fleste skoleelever ha lærebøkene og notatene sine på iPods eller mobiltelefoner i løpet av kort tid. Det kommer ikke til å stå på elevene, men på en forlagsbransje som er like bakstreversk som plateselskapene.

Statussymbol

Papir gir status. Tykke permer på kontoret vitner om orden og produktivitet. Mange bøker i stuen og på kontoret vitner om dannelse og ekspertise. Men også dette endres. Folk leser mer pocketbøker og legger dem bare igjen etter seg. En gang var et stort leksikon i skinnbind status, nå er det bare Fritt Ord som synes dette har noe for seg. Bare følg med på IKEA-katalogene – færre bøker i hyllene, heller en stilig Macintosh i stuen. Perfekt for små og stadig mindre leiligheter.

Metafor

Gutenbergs første bibel ser ikke ut som en bok vi leser i dag. Den ser ut som en billigversjon av en håndkalligrafert bibel, fordi det var slik bøker skulle se ut den gangen. Noen hundre år senere hadde bokformatet utviklet seg til noe flere kunne lese, og som det var mer effektivt å trykke.

På samme måte er det med papir og digital teknologi: Lenge etter at papiret er borte, beholder vi det som metafor. Vi produserer dokumenter og sender dem til hverandre, skriver artikler, har skjermer som ser ut som skrivebord med papirkurv i hjørnet.

Det er først når vi slipper papirmetaforen vi virkelig kan begynne å utnytte teknologien. E-post, for eksempel, er ineffektivt fordi det ikke er annet enn automatiserte memoer, men
har den fordelen at folk oppvokst i en papirverden skjønner hva som skjer. Ungdommen, derimot, har sluppet papir som metafor og kommuniserer gjennom delte personlige arbeidsområder (som Facebook), delte dokumenter (wikier) og raske skriftmedier (chat), uten å føle trang til papir. De forlanger samme type verktøy når de begynner på jobb, noe som gjør at store amerikanske selskaper nå eksperimenterer med interne Facebooks, Twitter, wikier og chat. Vi litt eldre skriver blogger

Tenk deg om – hvor mye av den tiden du bruker på å lage en rapport går med til å tilpasse avsnitt, overskrifter og illustrasjoner til et papirformat? Hvorpå du sender den elektronisk til kolleger som kanskje ikke skriver den ut…

På tide å slutte. Også denne artikkelen er begrenset av at den skal på papir. Ikke kan jeg legge inn lenker til andre artikler eller en videosnutt eller to. Økonomisk Rapport har ikke så strenge begrensninger på hva jeg skriver, men hvis de hadde hatt det, kunne det tenkes at jeg hadde måttet slutte midt i en setn

Det fikk vi det bekreftet…..

Journalister har dårlige almenkunnskaper, Av andre nyheter i samme kategori kan vi melde at solen kommer til å stå opp i morgen. I tillegg mangler journalister (eller i alle fall redaktører)  etisk og estetisk sans, noe får man bekreftet av VG og Dagbladets førstesider nesten hver dag. Som f.eks. i forrige uke, der VG smakfullt presenterte slektningers bønn om at et av ofrene måtte bringes ut fra det sammenraste huset i Ålesund. Om ikke PFU tar den direkte, kan man virkelig begynne å lure på hva de holder på med.

Aftenposten la for sikkerhets skyld ut de aktuelle spørsmålene i en quiz (nok en overraskelse). Selv klarte jeg 8 av 9 mulige (bommet på "primærvalg", der jeg krysset av for "førstevalg" i betydningen "det første valget i en serie", ikke at man får velge først.) Hvis jeg i tillegg slutter med flerstavelsesord burde jo dette holde til minst en redaktørstilling – og hvis jeg i tillegg skaffer meg en fortid innen visse kretser, burde jo også de akademiske mulighetene være ganske solide….

Tester Windows Live Writer

Windows Live Writer er et fikst lite verktøy som gjør blogging lettere, dels ved at du skriver off-line, dels ved at den håndterer mange blogger (på forskjellige verktøy) og jammen ser det ikke ut til at den håndterer norske tegn også:

Test norske tegn: æøå ÆØÅ

Test andre spesialtegn: {[]} $#&%"@

Off-line blogging er bra, brukergrensesnittet er greit, men hvis det bare hadde vært tekst det hadde vært snakk om, hadde det holdt med Evernote (som klarer enkel formattering på en måte hvor links, kursiv og bold blir med over til Movable Type’s grensesnitt). Glimrende verktøy så langt – Paul Kedrosky, super-produktiv blogger, gjør alt via en kombinasjon av Live Writer og Twitter. Kanskje min produktivitet øker også….

Kortsiktig tenkning

Fremskrittspartiets Per-Willy Amundsen vil stenge grensen for lykkejegere og analfabeter.

Hvor i all verden skal de da få sine fremtidige velgere fra?

Spøk til side: Norges problem er ikke at vi får horder av ressurssvake innvandrere, men at vi ikke får dem i jobb, og at vi ikke tiltrekker oss nok av de flinke innvandrerne (og de som kommer inn, får vi heller ikke i jobb.)

Sånn a propos ingenting – er det ikke pussig med folk som er "stolte over å være norske" og lignende? De fremholder det å være nordmann som noe å være stolt av, men det er jo ingen prestasjon å være nordmann? Og hvis du velger å fremholde din norskhet som det som definerer deg som person, så må det jammen være dårlig stelt med andre ting å være stolt av?

Det surrealistiske bokmarkedet

Syphilia Morgenstierne, med sedvanlig spissformuleringsevne, leverer en glimrende kronikk om Norges surrealistiske bokmarked i Aftenposten. Biblioteker som drukner i uleselige romaner og tilfeldig sammensatte diktsamlinger, blir stadig mindre besøkt (fordi folk ikke finner det de har lyst til å lese der, bare det forlagene får statstøtte til å gi ut) alt betalt av skattebetalerne. Og hennes oppskrift på hvordan denne situasjonen skal fikses er jeg helt enig i: La bibliotekene selv bestemme hvilke bøker som skal kjøpes inn. På bibliotekene jobber det nemlig folk som både kan og vil noe med bøker. I motsetning til hva man dessverre finner i mange "bokhandler", som primært selger Unni Lindell, postkort og skoleransler.

Men hva med alle de små bokhandlene der ute, da? For distrikts-Norge finnes det en enkel løsning: Haugenbok, Bokkilden, eller for de som er ute etter noe litt mer spennende, Tronsmo. Kolofon, hvis du leser uten filter.

Og hva gjelder alle de forfatterne som ikke får utgitt sine diktsamlinger og selvreflekterende (hva mine amerikanske venner kaller mental-masturberende) romaner – vel, hva med å lage seg en blogg? Man når, om ikke annet, ut til leserne. Uten å drepe en masse trær og pådra seg invitasjoner til sommerfester.

Norsk programvarebransje – hva er det?

Nytt og interessant møte i Polyteknisk Forenings IT-gruppe:

2. april kl. 1700: Norsk programvarebransje – hva er det?
Sted: Håndverkeren konferanselokaler, Rosenkranz gate 7, Oslo (3. etasje)
Foredragsholder: Bård Krogshus, IKT Norge.

Jeg har alltid syntes det er litt underlig at Norge har utmerket statistikk på hvor mange fyrstikker som har blitt produsert de siste 150 årene, men informasjonsteknologi, særlig programvare, vet man lite om. Enkelte hevder at IKT-bransjen er Norges største bransje, at flere mennesker jobber med informasjonsteknologi enn noe annet. Bård Krogshus har på oppdrag fra IKT-Norge satt sammen en oversikt over programvarebransjen her til lands. Han kommer også inn på hva SSB gjør for å bedre informasjonstilgangen. Kommentarer ved Ola Nafstad, Econ, m. fl.

Adgang for alle interesserte – vel møtt!

Oppdatering 4.4: Mine notater nedenfor – intet ansvar for mulige feil. Hvis du driver et softwarefirma eller har softwareaktiviteter – gakk hen til ematch.eu og legg inn dine data slik at vi får skikkelig statistikk hertillands!

Les videre