Det papirløse kontoret, igjen

Jeg skriver rett som det er for Økonomisk Rapport, som faktisk etterspør litt lengre fakta- og diskusjonsartikler fra fagfolk som Torger Reve, Hans Henrik Ramm, Tor Wallin Andreassen, og altså undertegnede. De legger dessverre ikke ut disse artiklene på web, men her er mitt siste missiv (og illustrasjonsbildet er ikke fra mitt kontor, men fra et firma som konsulterer innen kontoropprydding):

Det papirløse kontoret – på tide å komme i gang.

Espen Andersen, april 2008

Så lenge jeg har jobbet med å få folk til å bruke IT, har jeg fått høre at ”Vi vil få det papirløse toalett før vi får det papirløse kontor,” etterfulgt av en tørr latter og litt vifting med et papir.

Men det papirløse kontor er på vei: De fleste kontorister i dag leser langt flere ord på skjermen enn på papir, nettavisene har flere lesere (og bedre inntjening) enn papiravisene, og bestemødre og barnebarn kommuniserer i dag over e-post og SMS. Likevel holder papiret stand, etter hvert mer som irritasjonsmoment enn nyttegjenstand.

Hva skal til for helt å bli kvitt papiret? For å kunne analysere det, må vi bli litt mer spesifikke på hva vi bruker papir til.

Informasjonslagring

Papir brukes som lagringsmedium (for informasjon) når det har sin plass i et arkiv, der man kan gå og trekke det ut igjen. Denne bruken av papir er i ferd med å forsvinne – papirarkiver er dyre å vedlikeholde, lite søkbare, og vanskelige å distribuere over distanser. Allerede nå er de fleste slike arkiver borte (eller de eksisterer som reserver for elektroniske databaser), men om ti år er det ingen større informasjonsbaserte papirarkiver igjen (bortsett fra de som har legale dokumenter, se neste punkt). Det vil billige harddisker og kjappe skannere sørge for.

Legal lagring

Papir har i dag en legal funksjon: Vi skriver under på papir, og lagrer alle mulige former for kontrakter og attester. Til og med pengesedler er egentlig en papirbasert kontrakt. Papirets funksjon er her at det bare finnes et ekte eksemplar, som er vanskelig å forfalske. Man kan ha elektroniske kontrakter og signaturer, men de er fremdeles lite innarbeidet og det finnes store strukturer i samfunnet (advokater, departementer) som endrer seg langsomt. Store deler av samfunnet har også interesse av at papiret finnes der: For eksempel er det masse papir innen fortolling på konsumentnivå fordi treghet i dette leddet beskytter innenlandske vareprodusenter. Et annet eksempel er tinglysning av lånedokumenter, som for lengst burde vært helelektronisk og dermed gjort det lettere å flytte lån.

Papir som legalt medium vil bare gradvis forsvinne – vi vil fortsatt ha pengesedler, for eksempel, men de vil bli unntaket og ikke regelen. En kombinasjon av juridisk bindende offisielle arkiver (Minside, Altinn), reduksjon av behov for kontrakter (fjernet skillemynt, økte grenser for tollfri import), og pionerarbeid av ”private” aktører (som for eksempel Norsk Tippings spillekort) gjør at papir som legal informasjonsbærer blir sterkt redusert. I utlandet er man i enkelte henseende foran Norge – i USA har man allerede i mange år skannet dokumenter og deretter makulert dem – da er det den elektroniske kopien som gjelder.

Kommunikasjon

Papir brukes til å kommunisere i dag – bare kikk i postkassen din. Også dette er i ferd med å forsvinne: Flere og flere leser aviser på nett, vi kommuniserer elektronisk med venner og kolleger, og finner frem til nye produkter ved å søke elektronisk. Mesteparten av det Posten leverer er ting du ikke har bedt om og ikke vil ha. Fremdeles deler vi ut telefonkataloger og uadressert reklame, men nå først og fremst fordi de som har den jobben tviholder på den. Igjen – om ti år er det ikke mye igjen av dette.

Fremvisning

Papir som fremvisningsmedium er når man skriver ut dokumenter på papir fordi det er en mer behagelig enn på en skjerm. Også dette er langsomt i ferd med å forsvinne – store og gode flatskjermer er billige, og det er vanligere å ha minst to store skjermer på skrivebordet. Studier viser at flere skjermer kan øke produktiviteten. Og siden dokumenter mer og mer inneholder elementer som ikke kan sees på papir, som video- og lydsnutter eller lenker til andre dokumenter, vil de måtte leses på skjerm.

I tillegg er utskrifter både dyre og lite miljøvennlige – jeg ser stadig flere e-poster med fast undertekst ”tenk på miljøet før du skriver ut”. Om fem år tipper jeg det ikke er mange som skriver ut dokumenter for å lese dem (men se neste punkt).

Portabilitet

Papir er deilig portabelt. En bok, en avis eller en utskrift av et jobbdokument kan man ta med seg, lese på bussen, skrive på, kaste når man er ferdig. En notisbok er lett å bære og lett å bruke. Selv om det i dag finnes datateknologi som tillater dette (jeg har brukt en datamaskin som lar meg skrive på skjermen med en elektronisk penn siden 2002) er den foreløpig for dyr, for tungvint og har for dårlig batterikapasitet til at den er praktisk.

Men det kommer, dels gjennom bedre mobilteknologi, dels ved at det blir lettere å få tak i informasjon elektronisk. Har du en elektronisk notisbok, kan du klippe ting sammen og slå ting opp mens du noterer.

Her kan skoleverket gå foran: Hvis de bare får sjansen, vil de fleste skoleelever ha lærebøkene og notatene sine på iPods eller mobiltelefoner i løpet av kort tid. Det kommer ikke til å stå på elevene, men på en forlagsbransje som er like bakstreversk som plateselskapene.

Statussymbol

Papir gir status. Tykke permer på kontoret vitner om orden og produktivitet. Mange bøker i stuen og på kontoret vitner om dannelse og ekspertise. Men også dette endres. Folk leser mer pocketbøker og legger dem bare igjen etter seg. En gang var et stort leksikon i skinnbind status, nå er det bare Fritt Ord som synes dette har noe for seg. Bare følg med på IKEA-katalogene – færre bøker i hyllene, heller en stilig Macintosh i stuen. Perfekt for små og stadig mindre leiligheter.

Metafor

Gutenbergs første bibel ser ikke ut som en bok vi leser i dag. Den ser ut som en billigversjon av en håndkalligrafert bibel, fordi det var slik bøker skulle se ut den gangen. Noen hundre år senere hadde bokformatet utviklet seg til noe flere kunne lese, og som det var mer effektivt å trykke.

På samme måte er det med papir og digital teknologi: Lenge etter at papiret er borte, beholder vi det som metafor. Vi produserer dokumenter og sender dem til hverandre, skriver artikler, har skjermer som ser ut som skrivebord med papirkurv i hjørnet.

Det er først når vi slipper papirmetaforen vi virkelig kan begynne å utnytte teknologien. E-post, for eksempel, er ineffektivt fordi det ikke er annet enn automatiserte memoer, men
har den fordelen at folk oppvokst i en papirverden skjønner hva som skjer. Ungdommen, derimot, har sluppet papir som metafor og kommuniserer gjennom delte personlige arbeidsområder (som Facebook), delte dokumenter (wikier) og raske skriftmedier (chat), uten å føle trang til papir. De forlanger samme type verktøy når de begynner på jobb, noe som gjør at store amerikanske selskaper nå eksperimenterer med interne Facebooks, Twitter, wikier og chat. Vi litt eldre skriver blogger

Tenk deg om – hvor mye av den tiden du bruker på å lage en rapport går med til å tilpasse avsnitt, overskrifter og illustrasjoner til et papirformat? Hvorpå du sender den elektronisk til kolleger som kanskje ikke skriver den ut…

På tide å slutte. Også denne artikkelen er begrenset av at den skal på papir. Ikke kan jeg legge inn lenker til andre artikler eller en videosnutt eller to. Økonomisk Rapport har ikke så strenge begrensninger på hva jeg skriver, men hvis de hadde hatt det, kunne det tenkes at jeg hadde måttet slutte midt i en setn

Advertisements

One thought on “Det papirløse kontoret, igjen

  1. Det papirløse samfunn nærmer seg. Selv har jeg bare printet do dokumenter hittil i år, mot mer eller mindre en bok eller to hver uke, for bare noen få år siden.
    For meg er nøkkelen 2 skjermer + mobiltelefon, samt GPS.
    Med to skjermer, og med portraitmodus, så får et A4 dokument plass på en skjerm. Dermed er det ikke nødvendig å skrive det ut for å se på det mens jeg jobber med f.eks. litt programmering.
    Mobilen har jeg alltid med meg, så jeg kan flytte informasjon, som jeg tidligere printet ut, over på den.
    GPS ble innkjøpt til jul, og dermed trenger jeg ikke lengre å printe ut kart når jeg skal noen steder.
    De to dokumentene jeg har printet ut i år var en billett til et show jeg skulle på, samt en flyer for the Flying Spaghetti Monster som jeg bare måtte dele ut til en jeg kjenner.
    Forøvrig skrev jeg en liten kommentar om dette glimtet av det papirløse samfunn i fjor:
    http://www.digi.no/php/art.php?id=382622

Kommentarer er stengt.