Før var datamaskiner svake, så for å bruke dem, måtte vi gjøre verden enkel og standardisert. Nå er de sterke og han håndtere uendelig kompleksitet – men vi må fortsatt gjøre verden enkel, slik at vi ikke belaster majoriteten av brukerne med en kompleksitet som bare er relevant for noen få av dem.

En av mine mentorer, nå avdøde professor James McKenney, var med på datamaskinenes barndom, og pleide å fortelle om en gang han ble bedt av Sears – stort amerikansk varemagasin – om å automatisere lagerføringen deres. Han vant fort ut at å holde orden på bare en type vare – sokker for menn – ville legge beslag på alt som fantes av datakraft i USA på den tiden, på grunn av kombinatorisk kompleksitet. Størrelse, lengde, mønster, farge, materiale og fabrikant ble for mye for lagringskapasiteten.

Den gangen var verden for komplisert til at datamaskinene kunne håndtere den. Jeg vet ikke hva Sears gjorde, men det ble jo automatisert lagerstyring etter hvert, enten fordi de ventet til teknologien var god nok eller de forenklet verden ved å utelate noe eller ved å slå sammen variable. Svak teknologi tvinger deg til forenkling.

Nå er datamaskiner fantastisk mye kraftigere, lagringskapasitet så å si gratis, og alle mulige algoritmer mye mer sofistikert. Vi kan automatisere mye mer. Men problemet med kombinatorisk kompleksitet er fortsatt like stort, men nå er det mennesket som er den begrensende faktor, særlig ved store, byråkratisk skapte systemer.

Byråkratiske systemer – og det er ikke noe galt med skikkelig byråkrati, bare så det er sagt – blir gjerne svært komplisert fordi det er mange ulike varianter av brukere der ute, ofte med små forskjeller. Når systemet interagerer med brukeren, må det gå gjennom mange steg for å finne ut hvordan brukeren skal kategoriseres. Selv om 95% av brukerne er de samme, må ofte alle gjøre den samme jobben som kreves av de mest kompliserte 5%. Systemet ender opp med å belaste de mange med en kompleksitet som bare trengs for de få.

Her er et eksempel: En konsulent fra et større IT-konsulentselskap kom innom kontoret mitt forleden. Vi diskuterte utfordringene med store, offentlige systemer – helsevesen, skatt, NAV, Forsvaret, den slags. Disse systemene (og deres kravspesifikasjoner er ofte svært komplekse fordi de må forholde seg til en kompleks verden – enda mer kompleks enn nødvendig fordi årevis med interaksjoner med publikum og politikere har skapt haugevis med regler, forskrifter, prosesser og tradisjoner som klenger seg på systemet som rur på et skipsskrog (og er omtrent like vanskelig å få av). Resultatet er ofte at disse systemene ender opp som prosjektkatastrofer i avisene. Problemet er ikke nytt og ikke på noen måte begrenset til offentlig sektor – privat sektor er bare flinkere til å dysse ned katastrofene sine.

Slik jeg ser det, er problemet at de som lager (og bestiller) systemene, først automatiserer, og så forenkler. – og forenklingen blir utsatt fordi så mange mennesker må godta forenklingene. Å forenkle betyr ofte å bevisst velge å la være å gjøre noe. Det er vanskelig, særlig i profesjonelle miljøer der det er mange spesialister som insisterer på at deres spesifikke kompleksitet må inkluderes i det nye systemet. De som ønsker forenkling er færre og har ofte mindre spesifikke argumenter. Men uansett disse forholdene, ville det vært mer effektivt å først forenkle, deretter å automatisere.

IT-konsulenten nevnte et spesifikt eksempel: Kjønn som variabel. Jeg trodde, litt naivt, at det bare fantes tre ulike verdier for kjøn: Mann, kvinne og (for eksempel i en innkommende skadesituasjon) ukjent. Det viser seg at det er nok mye mer komplisert: Det finnes tydeligvis mange klassifikasjoner av kjønn i tillegg til de to vanligste, som alle betegner en svært liten del av menneskeheten. Alle disse variantene skaper kombinatorisk kompleksitet og alt blir etter hvert svært komplisert.

Da jeg hørte dette, tenkte jeg: Hva om vi kunne lære litt fra Facebook her? Facebook, i hvert fall tidlig og i den engelske versjonen, hadde standardspørsmålet “Are you in a relationship?”, med svaralternativene “Yes”, “No”, og “It’s Complicated”. (Jada, jeg er klar over at Facebook spør om mye mer nå, men likevel.) Facebook er et komplisert system, men begynte med å forenkle sin verden, for så å bli mer kompleks etter hvert.

Men virkelig fremgangsrike systemer nøyer seg ikke med å gjøre det enkle først: De skaper en bevegelse i retning av enkelhet.

I Norge har vi faktisk et eksempel i verdensklasse: Altinn og den automatiske selvangivelsen. På 90-tallet, under ledelse av Bjarne Hope (en briljant, ingeniørutdannet byråkrat som dessverre døde altfor ung) ble det besluttet at all den tiden vi nordmenn brukte på å fylle ut selvangivelsen var bortkastet, siden det offentlige allerede hadde informasjonen, fra banker og arbeidsgivere, og andre kilder. Skattevesenet snudde på hele prosessen og sendte ut forenklede, ferdig utfylte selvangivelser med et svært enkelt spørsmål: Er disse tallene riktige? Hvis ja, skriv under og send inn (og fra tidlig på 2000-tallet, send en SMS, i dag trenger du ikke gjøre noe som helst). Hvis nei, skriv inn de riktige tallene og send inn.

Til å begynne med fungerte systemet bare for under en tredjedel av befolkningen – folk med bare en jobb, fast lønn, og standard fradrag – men år for år, ved en kombinasjon av forenkling av skattesystemet og økt funksjonalitet i systemet, er det ekspandert til at det nå kan brukes av innpå 80% av befolkningen. Selv har jeg en komplisert selvangivelse siden jeg driver et par små bedrifter, men i fjor kunne jeg faktisk bruke den automatiserte selvangivelsen.

(Bare for å vise effekten av dette for Skattevesenet: I fjor fikk jeg faktisk en telefon fra Skatt Øst som lurte på hvor det ble av selvangivelsen – det viste seg at et firma hadde sendt meg en innbetaling som gjorde at jeg ble selvstendig næringsdrivende. Personen fra Skatt Øst forklarte meg hva jeg skulle gjøre for å rydde opp i situasjonen ”før det blir gebyrer og greier” og svarte også på noen andre spørsmål jeg hadde. Fantastisk service – og det sier noe om hvordan automatisering kan frigjøre offentlig ansatte til å hjelpe innbyggerne fremfor å mate datasystemer.)

Resultatet er at selv om mange nordmenn klager på skatten, er det får som klager på skattemyndighetene. Dette fordi etaten startet med først å automatisere det enkle, for deretter å fortsette en iherdig forenklings- og automatiseringsprosess. En annen fordel, naturligvis, er at dette legger press på politikerne til å forenkle skattesystemet slik at flere og flere kan bruke den enkle i stedet for den kompliserte selvangivelsen.

Vi trenger mye mer ”Ja, Nei og Det Er Komplisert”, for deretter å gradvis angripe den kompliserte kategorien.

Hva mener du?

Antakelig svarer du at det er komplisert…

(Publisert som engelskspråklig essay på ACM Ubiquity’s blogg. Takk til Peter Denning for gode kommentarer på tidligere versjoner.)