Jeg ble intervjuet i Ukeavisen Ledelse i forrige uke – temaet var virtuelle møter og hvordan man kan få dem til å fungere. Ukeavisen Ledelse har ikke lagt dette ut elektronisk, så det er ikke noe å linke til. Men siden hele intervjuet er med meg og listen med ting å gjøre smart er mine punkter, legger jeg det ut her. Og nevner at Ukeavisen Ledelse er et aldeles utmerket forum, som du kan abonnere på her.

Forfatter: Bård Andersson

Effektiv virtuell møtevirksomhet

Du sparer både tid og penger på å bruke teknologiske hjelpemidler når du skal avholde møter. Ofte blir kvaliteten på møtene bedre også, mener førsteamanuensis ved Handelshøyskolen BI, Espen Andersen.

Andersen forteller at han hadde 180 reisedager i året på nittitallet, og at han i dag er glad for at han kan gjennomføre møter og holde kurs via tele- og videokonferanseløsninger.
– Norske ledere ser på tele- eller videokonferanse som absolutt siste utvei, ikke som et naturlig og lett tilgjengelig verktøy. Jeg har ofte blitt spurt om jeg kan fly over til møter, i stedet for å være tilstede per tele/video. Hadde jeg fløyet over, ville det tatt meg tre dager tapt arbeidstid her borte, sier han til Ukeavisen Ledelse.

Forfengelighet
Espen Andersen tror lederes aversjon mot hjelpemidlene ofte handler om at de ikke liker å sette seg i situasjoner der de ikke har kontroll.
– I mange tilfeller er det ren forfengelighet. Lederen vil for eksempel ikke vise de ansatte at han eller hun ikke mestrer teknologien ved løsningene, sier han.
Ifølge Andersen vil en del ledere ikke bruke denne teknologien nærmest uansett.
– Jeg kjenner til ledere som insisterer på ukentlige møter på faste tider, med alle fysisk tilstede. Mange ser det ikke som et ordentlig møte uten at man ser folk over bordet, og for en del ledere er det til og med provoserende at man har med seg laptop’en – de forlanger at man kommer «topless», sier han.

Sosialt annerledes
Og her ligger noe av problemet, ifølge BI-forskeren: Den sosiale dynamikken er annerledes når man kommuniserer gjennom teknologi, og en del tradisjonelle ledere har problemer med akkurat dette.
– Man sitter ikke ved toppen av bordet, en posisjon med naturlig autoritet. Man ser ikke folks reaksjoner i ansikt og øyne når man sier noe. Man kan ikke tvinge folk til å følge med – du aner ikke om de du snakker med hører på deg eller sjekker Twitter. Hvis du slår en vits, hører du ikke latteren fordi folk har på muteknappen for ikke å lage støy. Timing er problematisk, og av og til er det uklart hvem som har ordet, forklarer han.
Raske replikker, enkelte former for humor og kroppsspråk er noen av elementene som kan forsvinne ved bruk av teknologiske hjelpemidler. Det finnes imidlertid måter å kompensere for dette på, mener Andersen:
– Skal du etablere autoritet i en telekonferanse, må du i større grad gjøre det gjennom å være verbal, interessant, og rask i replikken – men ikke for rask, du må få ordet først. Du har rett og slett et mindre register å spille på. Videokonferanse er enda vanskeligere. Der må du huske på å se inn i kameraet (ikke på bildet av deg selv på skjermen), ellers ser det ut som du ikke ser folk inn i øynene, og du fremstår som lite troverdig, presiserer han.

TV-triks
I kommunikasjonen på virtuelle møter anbefaler Andersen å la seg inspirere av programledere på tv.
– Du må overdrive ansiktsuttrykk for at det skal synes. Det er derfor noen programledere ser troverdige ut på tv. Kameraet stjeler kommunikativ energi, og du må huske på ting som lyssetting og kamerahøyde, sier han.
Han legger til at telekonferanser kan være slitsomme fordi folk mangler disiplin og ikke naturlig forstår i hvilken grad de forstyrrer andre ved å komme sent eller ikke å ha satt opp ting på forhånd.
– Man trenger disiplin for å få til effektive virtuelle møter. Tidssoner er problematiske, det er ikke lett å sette opp en konferanse med folk i Singapore og Silicon Valley samtidig.
Men tenk hva du sparer i reisetid, møterom, og møtetid. I motsetning til fysiske møter, slutter faktisk telekonferanser før tiden, når man er ferdig med jobben, sier han.

Norske ledere har potensial
Andersen forteller at amerikanske ledere har omfavnet tele- og videokonferanseløsningene. For dem er dette en naturlig del av møtehverdagen. Norske ledere, derimot, har en lang vei å gå.
– Det er stor forskjell mellom USA og Norge. I enkelte bransjer er vi flinke til å utnytte mulighetene, for eksempel innen olje og shipping, sier han.
Han mener det handler om å bli vant til å ta i bruk mulighetene.
– Når du skal lære deg å kjøre bil, må du tenke når du skal gire. Etter en stund trenger du ikke det. Ledere må prøve seg frem og bli vant med løsningene. Det kan spare dem for mye tid og krefter, sier Andersen.

Telefonkiosk på flyplass
Han forteller at det er mulig å lede møter med svært enkle hjelpemidler:
– Jeg ledet en gang et møte med 30 deltakere fra en telefonkiosk på flyplassen i Los Angeles. Det er fullt mulig så lenge lydkvaliteten er god. Den største utfordringen var når flyavgangene ble annonsert over høytaleranlegget på flyplassen. Da måtte jeg være kjapp med å legge hånden over mikrofonen, smiler han.

Ikke alltid gunstig med virtuelle møter
Espen Andersen forteller at det er enkelte møteagendaer, der man fortsatt får mest igjen ved å gjøre det på gamlemåten.
– Skal du for eksempel legge frem en kontroversiell strategi, og er avhengig av at alle deltakerne skal motiveres til å gjennomføre den, kan det være lurt å gjennomføre møtet fysisk. Hvis ikke det lar seg gjøre, ville jeg kontaktet hver av deltakerne individuelt før møtet, fått deres synspunkter, og deretter lagt opp diskusjonen slik at disse synspunktene kom frem i teleeller videokonferansen, sier han. Men det er jo ikke noe forskjellig fra hva som kan være lurt å gjøre før et fysisk møte heller, sier han.

LEDERVERKTØY
Slik leder du effektivt virtuelle møter:

• Kjøp inn bra utstyr
• Still inn videokameraet riktig
• Lær deg hvordan du demper lyden
• Avtal med møtedeltakerne at alle logger seg på minimum fem minutter før møtet for å unngå problemer
• Jobb med lyssettingen og det som vises i kameraruten
• Velg en rolig bakgrunn
• Gi én person ansvaret for det tekniske, dersom det er flere enn 3-4 møtedeltakere
• Sørg for at du ser inn i kameraet, og kan vise at du kommuniserer så direkte med de andre møtedeltakerne som mulig
• Bruk et aktivt kroppsspråk
• Overdriv gjerne bevegelser, slik at andre som ikke er i samme rom forstår deg lettere
• Den som holder foredrag/styrer møtet bør ikke ha ansvaret for det tekniske utstyret
• Dersom det er mange møtedeltakere, bør man etablere en bakkanal, det vil si en ekstra kommunikasjonslinje (chat, instant messaging og lignende)