(En rask og litt upresis oversettelse av et innlegg fra min engelske blogg Applied Abstractions, fordi, vel, jeg følte for å gjøre det.)

Det å endre noe handler ofte om politikk. Sammen med min eminente kollega Ragnvald Sannes holder jeg et kurs kalt Strategisk forretningsutvikling og innovasjon, der vi tar grupper av studenter gjennom et innovasjonprosjekt (deres egne, svært reelle, prosjekter.) Kurset gjøres i samarbeid med Accenture’s Technology Lab i Sophia Antipolis og er noe av de morsomste jeg gjør som foreleser på BI.

Nuvel. Denne lille epistel er ment å gi et lite innspill til noe som kom opp i en webforelesning herforleden – den politiske siden av å bedrive innovasjon. Mange av studentene våre kommer fra offentlige organisasjoner, fra helsevesenet, eller fra undervisnings- eller forskningsinstitusjoner. I disse organisasjonstypene (faktisk, i alle organisasjoner, men i større grad i dem som ikke har profitabilitet som den målestokken som trumfer alt annet) er politikk svært viktig, i den grad at hvor vellykket et prosjekt blir er helt avhengig av hvordan det manøvreres gjennom organisasjonen rent politisk. Siden mange av mine studenter er ingeniører eller teknologer, som har et svært rett-frem og rasjonelt syn på hvordan ting skal gjøres (hvis min løsning er bedre, så velger vi den, ikke sant?), så vil jeg derfor forsøke å forklare litt om politiske prosesser i organisasjoner.

Nå er ikke dette mitt fagfelt, men jeg har vært involvert i en lang rekke prosjekter hvor politikk er viktig – og har funnet at forskningen til March, Cohen og Olsen er svært nyttig – ikke bare som teori, men som en svært praktisk sjekkliste. Disse tre professorer er blant annet kjent som opphavsmennene til den såkalte Garbage Can Model, forklart i en klassisk artikkel som er er sitert mer enn 6000 ganger. Denne artikkelen virker svært fornuftig for meg, men den kan være vanskelig ¨å forstå (og det er ikke bare fordi modellen er spesifisert i Fortran kildekode.)

Denne modellen ser politisk orienterte organisasjoner (de studerte universiteter spesielt, som for de fleste formål nærmest er anarkier) tar beslutninger ved å konstruere “garbage cans” (søplekasser, en for hver beslutning) og at disse søplekassene er et møtepunkt (og en salig røre) av beslutninger, problemer, løsninger og beslutningstakere (og –deltakere) – samt at hele prosessen endrer seg sterkt avhengig av tilgjengelig energi. Beslutninger søker beslutningstakere, løsninger søker problemer, og omvendt. Det å få ting gjort i et slikt miljø betyr at man må konstruere slike “søplekasser” og fylle dem med den rette kombinasjonen av problemer, løsninger, beslutninger og deltakere.

Dette høres ganske teoretisk ut, og det er det. Heldigvis skrev March and Olsen en etter min mening suveren bok (Leadership and Ambiguity: The American College President) noen år etterpå, med mindre teori og mer preskripsjon. De studerte en rekke amerikanske universitetsrektorer for å se hvordan de fikk ting gjort i et universitetsmiljø – hvor et viktig premiss er at det er stor uklarhet med hensyn til organisasjonens målsetting (hensikt), maktfordeling, erfaringer og suksesskriterier. Ut av dette kom det mange gode observasjoner og dessuten en liste med åtte basis-taktikker for hvordan man skal få ting gjort. (Akademikere liker ikke slike lister, men denne boken er publisert av Harvard Business School Press, som henvender seg også til forretningsfolk, og de vil ha sjekklister.)

Jeg har funnet denne listen svært nyttig når jeg skal forsøke å få ting igjennom – eller har sett andre forsøke. Her er den, med Cohen & March’ nøkkelord og mine (antakelig ikke helt presise, det begynner å bli noen år siden sist jeg leste denne boken) oppfatninger om hva de betyr.:

1. Bruk tid. Endringer krever tid – du må snakke med folk, skape begreper og fylle dem med mening, få folk til å skjønne hva du mener. Beslutninger fattes langsomt og i en sosial prosess, så dermed må du faktisk ta jobben med å være tilstede, hele tiden. Jeg har sett mange professorer tro at når de har vært i et møte og sagt sin mening, så er saken avgjort og de kan gå tilbake til det de holdt på med. Vinnerne i politiske organisasjoner er ofte de som har mest tid å bruke – hvilket er en årsak til at mange universiteter og høyskoler er dominert av administrasjonen, som kommer inn til fast tid hver dag og er orientert mot organisasjonen, ikke resten av sin (faglige) verden. (Se denne tegneserien for et glimrende eksempel, med søppelmann og det hele).
2. Ikke gi deg. En av de mest frustrerende aspektene (og dette har jeg sett f.eks. når forretningsfolk kommer inn for å lede en akademisk orgnisasjon, flere ganger) i en politisk setting er at beslutninger aldri egentlig tas. Det kan nok foreligge en beslutning, men de fleste i organisasjonen ser ikke på den som en endelig avgjørelse, men mer et mellomheat, et holdepunkt som når som helst kan taes opp til diskusjone igjen. Derfor, skal du få ting gjennom, må du ikke gi opp, enten beslutningen går imot eller med deg. Du kan alltid få organisasjonen til å tenke seg om en gang til, enten overfor den samme beslutningen direkte eller med den samme beslutningen pyntet med litt annen språkføring. (Og det er derfor organisasjoner går gjennom sykluser av sentralisering og desentralisering, for eksempel.)
3. Bytt status mot substans. Som en eller annen sa en eller annen gang: Det er utrolig hva du kan få til hvis du ikke er opptatt av å få æren for det. I enhver organisasjon finnes det mange ledere som vil se flinke og besluttsomme ut, men som ikke har kunnskaper eller energi til å få det til. Gjør beslutningene lette for dem – du kan få masse gjort hvis du husker på å få beslutningstakerne til å se bra ut gjennom prosessen.
4. La opposisjonen delta. Heller enn å forsøke og overstyre opposisjonen, bør du finne måter de kan delta på (av og til som gissel). Dette er en av grunnene til at fagområder og ulike prosesser hele tiden skifter navn – for å tillate folk å fortsette å holde på med det de kan og ønsker, men i en ny kontekst.
5. Overbelast systemet (for å endre beslutningsadferd). Beslutningstiden utvides til å fylle den tilgjengelige tid (alternativt: Et vanlig møte er over når alt er sagt, et akademisk møte er over når alt er sagt av alle.) Ved å oversvømme systemet med masse forslag som krever beslutninger tvinger du frem en beslutningsstil som gjør at i alle fall noen av dem går gjennom, fordi ingen har tid eller energi til å gå dypt inn i hver enkelt av dem.
6. Skap søplekasser. Kom opp med temaer for diskusjon som distraherer deltakerne og forbruker deres beslutningsenergi – slik at du får dine ting gjennom.
7. Vær en diskret leder. Du kan få til mye ved å få endret små ting, en av gangen. Jeg har selv vært med på å få definert strategiske mål som høres flotte ut men er litt uklare (“bli en mer kunnskapsbasert organisasjon”), for deretter å få penger allokert til dette formålet, for deretter å foreslå prosjekt som passer inn under denne overskriften – og dermed er prosjektet redefinert fra å være noe nytt til å være oppfølging av vedtatt strategi. Enkelt, men tar tid.
8. Tolk historikk. Meld deg frivillig til å skrive møtereferater, og distrubuer dem sent nok til at de fleste deltakerne har glemt hva som faktisk skjedde. Skriv og snakk om ting som har skjedd ut fra din oppfatning – mye og ofte. Historie er tradisjonelt skrevet av vinnerne (bortsett muligens fra den spanske innbyrdeskrigen, der taperne var betydelig mer skriveføre) men du kan faktisk ved iherdiget bli en vinner ved å tolke historien i ettertid.

(Etter at jeg skrev dette fant jeg, naturligvis, et glitrende blogginnlegg av David Maister som summerer Cohen & March betydelig mer presist og velformulert enn meg, i en kontekst av et profesjonelt rådgivende selskap – som kan være like politisert.)

Å forstå politikk er mye mer enn å kjenne til disse taktikkene og bruke dem. De kan synes nokså Machiavelliske, (og jeg mener Cohen & March ber litt om unnskyldning før de begynner) men så var Machiavelli en de første politiske teoretikere og visste hva han snakket om.

(Og nå skal jeg ta en pause og se neste episode av House of Cards on Netflix. Glimrende og deilig kynisk eksempel på søppelkassetenking i en politisk kontekst…)

Referanser:

• Cohen, M. D., J. G. March and J. P. Olsen (1972). «A Garbage Can Model of Organizational Choice.» Administrative Science Quarterly 17(1).
• Cohen, M. D. and J. G. March (1986). Leadership and Ambiguity: The American College President. Boston, MA, Harvard Business School Press