Eposteetikk

God kronikk av kollega Karianne Skovholt i Aftenposten idag, om behovet for en e-postetikk.

Det er alltid slik med ny teknologi, at først brukes den til å erstatte eller automatisere eksisterende rutiner, deretter utvides bruken utenfor det man først hadde tenkt, deretter får man institusjonalisering, med organisasjoner og rutiner basert på den nye teknologien. Parallelt får man en tilsvarende utvikling av styringsmodellen: Teknologi kommer før bruk, bruk kommer før normer, normer kommer før regulering.

E-post idag er firmapost som brukes til mye mer. Vi trenger etikk og normer for dette, men jammen trenger vi bedre teknologi også:

  • diskusjonstråder er en teknikk
  • tagging er nødvendig
  • søk i epost må bli bedre
  • wikier er mye bedre enn tonnevis av eposter frem og tilbake for visse typer epost
  • meldinger må kunne tilbakekalles (så man får færre feilsendinger av privat post)
  • man må kunne spesifisere om noe skal kunne sendes videre eller ikke
  • man må ha tidsbasert sletting (etter at møtet er avsluttet er det ikke interessant å få vite hvilket møterom det var på)
  • man må få kontekstbasert sletting (så man slipper "vi har tekniske problemer", med påfølgende "ikke nå lenger"-meldinger. Hvis man ikke har lest den første, trenger man ikke noen av dem etter at den andre er sendt.)

..og sikkert mye mer. Foreløpig er ikke epost noe mer enn "speeding up the mess," en teknologi som dominerer fordi den er minste felles multiplum.

5 thoughts on “Eposteetikk

  1. Byråkratier og bedrifter sendte tradisjonelt papirpost fra organisasjon til organisasjon (B-B), mens e-post på grunn av grunninnstillingene i e-postservere og e-postklienter, oftest er kommunikasjon fra person til person (P-P).
    Dermed blir det rot i alle hierarkiske organisasjoner der kvaliteten sikres ved at sjefen leser inngående og utgående post fra organisasjonen og gjerne føyer på en signatur. Den type korrespondanse som tidligere lå i den felles posthylla, er forsvunnet i personlige e-postklienter.
    Forsøk på å dekke organisasjonens behov for innsyn og kollektiv hukommelse ved å arkivere viktig epost feiler oftes fordi bare noen prosent av eposten blir arkivert.
    De nye personvernreglene setter denne overgangen på spissen:
    Enten må det konfigureres e-postsystemer som muliggjør og lagrer post som er B-B eller B-P,
    eller så må en la arbeidsgiver ha innsyn og overtale ansatte til å bruke en gratismail (hotmail et al.) til privat e-post.
    eller en legger ned de hierarkiske organisasjonene
    (alternativ fire, som jeg har støtt på på universitetet er å printe ut all post og sette dem i ringperm som snailmail:-)

  2. Spennende fokus både hos Karianne og Espen.
    Ang epost i bedrifter: Som ansatt i en kunnskapsbedrift, er det tydelig at departementet ikke har skjønt hvordan epost brukes i bedrifter i dag. For mange bedrifter er outlook (eller alternativer) nøkkelapplikasjonen, i og med at det her er alle interne og eksterne spørsmål, svar og avklaringer ligger. Bedriftene må ha adgang til denne informasjonen. Dette gjelder særlig når den ansatte er syk (eller har syke barn). Dette fokuset var det godt at noen kom frem med.
    Espen peker på at teknologien på epostsiden må bli bedre. Den er jo bedre – noen steder – bare ikke hos Microsoft. Gmail leverer jo i dag en god del av det Espen etterlyser mht diskusjontråder, tagging mm. Det kan bli bedre enn gmail også, men teknologien er der – bare for Microsoft å sette den i system.
    En siste ting som jeg har litt vanskelig for å skjønne er ansattes klamring til bedriftens epostadresse. Hvorfor det?
    – Dette er upraktisk når man flytter jobb og må skifte adresse.
    – Det er tungvint – fordi man ikke alltid får tak i eposten når man f.eks er på reise. (Med mindre bedriften har webepost, noe mange ikke har),
    – Det kan by på problemer når man f.eks er på søking etter ny jobb, da er det greit å ha en privat adresse.
    Det beste er jo å ha en privat gmail eller hotmail, og bruke denne. Kanskje litt tungvint å ha to programmer oppe, men med gmail, kan man jo f.eks ha videresending og samtidig lagring – så kan man slette unna privat epost i bedriftens systemer, det er jo lagret likevel.
    Carsten

  3. Carsten,
    enig i at det ikke er vanskelig å ha både privat og jobb-mail. Selv gjør jeg det omvendt: Jeg har bare privatadressen, og alt blir sendt dit….
    Dette ivaretar ikke dokumentasjonsbehovet fra bedriftens side, men for mitt vedkommende er ikke det noe stort poeng.
    Problemet med epost er at det blir brukt til mer enn det opprinnelig var tenkt – uten å ha spennvidden og fleksibiliteten som skal til for å oppfylle både private og bedriftsmessige krav. Så ender man opp med merkelige mellomløsninger.

  4. Jeg er helt enig i at e-postbruken kan trenge regler eller etikk om du vil. Derimot har jeg litt problemer med dine forslag til tekniske forbedringer (av e-post).
    Jeg ser fordelene med for eksempel tidsbasert og kontekstbasert sletting, men jeg vil ikke at noen skal rote i innboksen min. Hva hvis jeg vil huske at det var et møte eller hva de tekniske problemene var (siden de kan oppstå på nytt) – folk har rett og slett forskjellig meninger om hva som er verdt å lagre. Disse forslagene har derimot mye for seg i en kalenderapplikasjon (som Outlook).
    Forslaget om kontroll av videresending fikk meg til å hoppe litt i stolen – litt for mye overvåkersamfunnet for meg. Skal bedriftene også avlytte telefonen i tilfelle jeg ringer og forteller informasjonen videre? Her ville jeg nok heller satset på regler/etikk. (Mulig jeg misforstår deg…)
    Dine forslag om bedre søk, merking, bruk av wiki og så videre støtter jeg fullt ut – særlig bruk av wiki i steden for uendelig lange e-postdiskusjoner hvor et Word-dokument flyr frem og tilbake…

Kommentarer er stengt.