«Tre prinsipper» er noe jeg skrev som et internt memo på BI før vi gikk i gang med å bygge vårt nye bygg i Nydalen. Jeg kom over det heromdagen og bestemte meg for å legge det på bloggen, omarbeidet til en litt mer generell form.
Disse ideene er hverken originale eller særlig epokegjørende – men duverden hvor mange bygninger (og datasystemer) som kunne blitt mye bedre hvis de hadde blitt fulgt…. Bøkene som nevnes er meget anbefalelsesverdige og Stewart Brand’s How Buildings Learn er en av mine absolutte favoritter uansett tema. Og et av hovedbudskapene er altså at hus – og datasystemer – blir mest vellykket hvis de er bygget for kontinuerlig endring.

Tre arkitektoniske prinsipper
A building is not something you finish. It is something you start.
Stewart Brand
Ved byggingen av et nytt, stort bygg – eller starten av et nytt, stort datasystem – er det mange avgjørelser som må tas. I disse situasjoner er det alltid en fare for at ekspertisen får stor innflytelse, og at brukerrepresentanter reduseres til gisler. Som amatør bør man derfor ha relativt enkle prinsipper å gå etter for ikke å gå seg vill i alle mulighetene.
Dette notatet introduserer tre prinsipper jeg mener det er viktig å legge til grunn når man planlegger et kontorbygg, et nytt datasystem – eller en hvilken som helst komplisert artifakt som skal benyttes av mange over tid. Prinsippene er

• Prinsippet om endringsmuligheter: ting som endres ofte skal kunne endres lett
• Prinsippet om gradvis økende intimitet: Det fysiske rom skal formes etter det sosiale rom
• Prinsippet om infrastruktur som de ting man tar for gitt: Teknologi og teknologiske tjenester skal være tilstede uten at man trenger å tenke spesielt på dem.

Disse prinsippene kommer fra arkitektur-, systemutviklings- og IT-ledelseslitteratur, og har vist seg viktige når man planlegger både bygninger og teknologi. De baserer seg på det grunnsyn at bygninger skal utformes slik at de kan tilpasse seg brukerne over tid. Disse prinsippene gir relativt enkle beslutningsregler som samtidig sikrer fremtidig fleksibilitet og brukelighet. Selv det mest amatørmessige komitemedlem kan se på løsninger og spesifikasjoner og ha en formening om hvorvidt disse prinsippene er brutt eller ikke, hvilke konsekvenser det har, og hvordan dette bør kommuniseres i en debatt med økonomer og arkitekter.
Prinsipp 1: Ting som endres ofte skal kunne endres lett
…professors are notorius for wanting space designed around their current research, and never mind the future
William Rawn, as quoted by Steward Brand, p. 179
Man kan ikke endre alt. Bygninger må bygges slik at kan endres, men skal man gjøre det, må man først bestemme seg for hva som ikke endres. Den følgende figuren illustrerer seks forskjellige ”lag” av en bygning, etter hvor ofte de vanligvis endres:

• site: geografisk lokalisering av bygningen, endres uhyre sjelden
• structure: grunnmur og bærende vegger og bjelker, levetid fra 30 til 300 år.
• skin: eksteriør, endres ca. hvert 20. år i gjennomsnitt, av estetiske eller vedlikeholdsgrunner
• services: VVS, strøm, kommunikasjon. Varer 7-15 år før større eller mindre deler må endres.
• space plan: interne vegger som deler opp rommet, kan endres så ofte som hvert 3. år
• stuff: stoler, bord, hyller, og alt mulig annet – endres i et kjør.

Hele hensikten med denne inndelingen, naturligvis, er å passe på at man gjør det mulig å endre et lag uten å måtte endre de andre – eller i hvert fall slik at man ikke må endre et lag som har lengre levetid. Det betyr også at organisatorisk ansvar bør fordeles etter lag («stuff», f.eks., bør være individuelt, «space» noe for den enkelte organisasjonsenhet, resten sentralt ) – og at de beslutningene som har lengst levetid bør tas først. Derfor, når man vurderer et forslag, tenk: Inneholder dette forslaget elementer hvor man, bokstavelig eller billedlig talt, sementerer ting slik de er i dag? Hvilke konsekvenser har det hvis organisasjonen endrer seg – legger til et ny forretningsenhet, slutter eller begynner med en viss type aktivitet, flytter en aktivitet til et annet sted? Hvis lagene er separate og kan endres uavhengig av hverandre, får man en bygning – eller et system – som er fleksibelt overfor endringer ikke bare i teknologi, men i virkelighet.
Prinsipp 2: Det fysiske rom skal formes etter det sosiale rom
Structure follows social spaces
Christopher Alexander
Unless the spaces in a building are arranged in a sequence which corresponds to their degree of privateness, the visits made by strangers, friends, guests, clients, family, will always be a little awkward.
Ibid.
Bygninger skal bygges slik at man kommer inn i et offentlig rom rett fra inngangen, og med en økende grad av intimitet (dvs. hvor privat området i bygningen er) jo lenger vekk fra inngangen man kommer. Merk at denne avstanden ikke trenger å være fysisk – hovedsaken er at man ikke må gå over et ”mer privat” område for å komme til et mindre privat. Samtidig må det legges til rette for at fellesområdene brukes til felles aktiviteter og ressurser. Her er en tegning som illustrerer et kontorområde som oppfyller disse kravene:

Noen forklaringer til innholdet:

• ”hule” refererer til en enkelt eller en gruppe av kunnskapsarbeidere med kontor. Folk som driver med saksbehandling eller forskning har behov for sin private hule (enten denne er et kontor eller ikke), slik at man kan ha arbeid liggende fremme og uttrykk for individualitet – f.eks. masse bøker – på veggene. Merk at en ”hule” trenger ikke å ha en spesifikk størrelse – f.eks. kan man tenke seg å slå sammen en eller to eller tre til ”prosjektkontorer” for større prosjekter over kortere eller lengre tid.
• ”sluse” refererer til et inngangsparti, bemannet f.eks. med sekretær eller resepsjonist, som både tar imot folk og viser vei, og samtidig sikrer at det er en overgang fra det offentlige til det avdelingsspesifikke.
• ”administrasjon” henviser til felles personale som sekretær, regnskapsansvarlig, o.l. som bør sitte relativt samlet og relativt tilgjengelig for kunnskapsarbeiderne. Dessuten felles utstyr som kopimaskin og post.
• ”assistenter/andre” er yngre personer, som bør sitte i et felles område – da lærer de mer av hverandre og kommer lettere i kontakt med seniorene.
• ”møteplass” er sofakrok, lunsj- og møtebord, kaffebar eller lignende
• ”snarveien” kan f.eks. være en vindeltrapp rett inn i et annet funksjons- eller fagområde, f.eks. en annen avdeling, som kan nås uten at man må ut i det offentlige rom. Slike snarveier oppmuntrer til samarbeid, en kommunikasjonskanal mellom to områder med samme ”intimitetsnivå”.

Selvfølgelig vil ikke et avdelingsområde fysisk se ut som dette (det er ikke så lett å få til eggeformede rom, for eksempel), men prinsippet om gradvis økende intimitet, koblet med den fleksibiliteten prinsipp 1 etterstreber, vil sikre en produktiv bygning og et miljø man kan trives med.
Prinsipp 3: Teknologi skal man ikke behøve å tenke på
When technology is good enough, widespread, and common enough that it does not attract attention in itself, it has become infrastructure.
E. Andersen.
Tidligere var det slik at teknologi ble anskaffet for en bestemt bruk, f.eks. til en avdeling eller en personalgruppe som hadde spesifikk bruk for den. Deretter spredte seg utover organisasjonen etterhvert som man fikk erfaring med den. Dette første ofte til at den første gruppen som ble utstyrt med den nye teknologien fikk legge føringer for hvordan den ble for hele organisasjonen.
Med mobiltelefoner, personlige datamaskiner, PDA’er og et allestedsnærværende Internett, er verden annerledes. Organisasjoner skaffer seg nå teknologi på postordre – og utfordringen ligger i å knytte det hele samme til et sømløst hele, hvor man sentralt koordinerer det som er organisasjonsspesifikt som et belte mellom det spesielle og det eksternt tilgjengelige, slik det fremstilles i denne figuren (inspirert av Weill & Broadbent):

De tjenester som tilbys som infrastruktur tilbys alle – og når man utformer et nybygg, bør man tenke gjennom hva som finnes i pyramidetoppene og bruke alle muligheter for å få presset det ned i det midterste beltet. Samtidig bør man også bruke alle muligheter for å få presset det som er i det midterste beltet (hvor organisasjonen ikke trenger spesielt utformede tjenester) ned i det nederste beltet – med andre ord, at man legger teknologiske trivialiteter som telefon, e-post og nettverk ut av huset, over til firmaer som kan ta ut stordriftsfordeler ved å tilby funksjonalitet som tjenester for mange.
Det er to implikasjoner av infrastrukturtenking som er spesielt viktig for en organisasjon i denne fasen. Den første er økonomisk: Teknologi er i dag billig – og når man bestemmer seg for hva som skal være tilgjengelig, må man for det første ta utgangspunkt i morgendagens behov (altså, ikke designe et nytt bygg eller et nytt system basert på e-post og stasjonære PCer), og for det andre, finregne litt på hva det koster at folk må holde orden på om teknologi finnes eller ikke. Det er først når teknologi er blitt infrastruktur at den kan danne grunnlag for endring av organisasjonsprosesser – og vanskeligheten med teknologi i de fleste organisasjoner pr. i dag ligger ikke i at den ikke finnes, men at den er noe vi må tenke eksplisitt på. Med andre ord, kjøp skikkelig utstyr til alle ansatte og alle rom, i stedet for å forsøke å finjustere teknologinivået til man bruker opp det man sparte på teknologien i frustrasjoner, brukerstøtte og mikrokoordinering.
Det andre aspektet er at hvis man tenker infrastruktur, må ny teknologi introduseres rett i infrastrukturen, ikke først finne et spesifikt applikasjonsområde og så tilpasse teknologien basert på preferansene til de som tok den først i bruk. Det siste krever en teknologifunksjon – en IT-avdeling – som ligger foran kundene og som har kapasitet og kunnskaper til standardisere preemptivt. En utfordring – men et prinsipp er ikke et prinsipp hvis det ikke koster noe.
Tre beslutningsregler
Kort summert, forteller disse prinsippene at man må

• vurdere alle forslag opp mot hva som endres og hva som er stabilt, både i organisasjonen og i bygget
• tilpasse hus og systemer til organisasjonen og til de som jobber der
• gjøre teknologien kraftig, tilgjengelig og usynlig

Det er min påstand at hvis man følger disse prinsippene – alle på en gang – får man kontorbygg og systemer som er funksjonelle, robuste overfor endringer og meget økonomiske, forutsatt at man kalkulerer inn kostnaden for fremtidige endringer.
Referanser

• Christopher Alexander (1977) A Pattern Language: Towns, Buildings, Construction, New York: Oxford University Press
• Espen Andersen (2002): “Infrastructure – the things we take for granted”, ACM Ubiquity v3i18
• Steward Brand (1995) How buildings learn, Viking Penguin
• Peter Weill & Marianne Broadbent (1998), Leveraging the New Infrastructure. Boston, MA, Harvard Business School Press